Tercera Semana

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Las agrupaciones que poseemos en nuestra compañía se dividen por áreas, cada una tiene en custodia su documentación, haciendo un análisis se indago las áreas quecomponen la compañía y las cuales se dividen así

1. Finanzas
2. tesorería
3. Recursos humanos
4. Producción
5. ventas
6. tecnología
7. gerencia general

CONFORMACION DE LOSARCHIVOS

Investigando los archivos se conformaron de la siguiente manera.

1 se llego a la determinación por unanimidad que los archivos de cada área debían ser organizados de la misma manera enforma adecuada a la necesidad de cada una de las dependencias con el objetivo de tener coherencia en el momento de la organización y facilitar así su consulta.

2 que al momento de tener dichadocumentación ordenada se debía archivar de acuerdo la unidad de conservación según fuese el caso tal como

1. Carpeta
2. A - Z
3. Libro
4. Caja
5. Bolsa

3. identificar en queestado se encuentra el archivo

1. Para crear
2. Inactivo
3. Activo
4. Semiactivo
5. Para destruir
6. Destruido
7. Retiro definitivo

4. Para hacer una organización adecuada y tener laclaridad de que archivo se puede tener en las áreas de acuerdo a las TRD, y así saber que podemos manejar como archivo activo que es el que denominamos de gestión y el Inactivo que se denomina históricodentro de la compañía, hacer el proceso de bodegaje o destrucción del mismo.

CLASIFICACION DE DOCUMENTACION

La documentación de clasifica de la siguiente manera

1. Selección
2.clasificación
3. incorporación
4. foliación

Después de hacer los anteriores pasos se procede a archivar los documentos los cuales fueron ordenados con codificación dentro de una base datosparametrizada con un número consecutivo tanto para el activo como el inactivo.

Para el caso del activo se archivan dentro de un rodante con las normas de seguridad regidas por el archivo general de...