Ti - Fundamentos De La Intranet Corporativa

SOL Investemts

Tecnologías de la Información

Fundamentos de la intranet corporativa


Contenido
A. Antecedentes 4
B. Objetivos 4
C. Requerimientos principales I – Mantenimiento de los documentos 4
1. Estructura de los documentos 4
2. Identificación de las carpetas de documentos 5
D. Requerimientos principales II – Política de presentación y publicación 5
1. Sobre los documentos 52. Sobre las carpetas 5
3. Sobre la difusión y publicación de documentos 6
E. Requerimientos principales III – Política de seguridad y auditoría 6
1. Sobre los permisos de acceso y visualización de documentos y carpetas 6
2. Sobre los permisos de “lectura” y “lectura y escritura” 6
3. Sobre los respaldos y restauraciones 7
4. Sobre las auditorías 7

A. Antecedentes

SOL Investmentses una empresa dedicada al rubro de comercialización. Entre los objetivos de la organización está la automatización de los procesos tecnológicos.

En la actualidad los documentos de la organización se encuentran almacenados en una carpeta compartida la cual es llevada con mínimos controles de gestión documentaria y con controles de seguridad estandarizados según la infraestructura tecnológica.Bajo esta premisa se plantea la optimización de los documentos de la organización utilizando una intranet corporativa que se comportará como una carpeta compartida potenciada.

B. Objetivos

A continuación se detallan los objetivos de la implementación de la intranet corporativa:

* Optimizar la gestión de documentos con una herramienta tecnológica de almacenamiento y búsqueda.* Brindar un seguimiento a los usuarios para que el conocimiento de la organización quede en ella.

* Incorporar un diseño estructurado para facilitar la búsqueda de los documentos

* Potenciar la seguridad en los documentos tanto a nivel de usuarios como en el uso de respaldos.

C. Requerimientos principales I – Mantenimiento de los documentos

A continuación se detallarán losrequisitos importantes a considerar con respecto al mantenimiento y organización de los documentos:

Estructura de los documentos

* Los documentos deben encontrarse en un servidor de archivos para el uso común entre los usuarios responsables de los mismos. Sin embargo eso no significa que los documentos puedan estar almacenados en cualquier lugar del servidor contenedor del mismo.

*Para mejorar y optimizar este requerimiento se creará en el servidor contenedor una estructura de carpetas que permita almacenar los documentos de manera ordenada y de fácil uso para los usuarios.

* La estructura de carpetas que se implementará será la propuesta por Sebastian Gorham.

Identificación de las carpetas de documentos

* Para facilitar el acceso y uso de las carpetaspara los usuarios se propone identificar las carpetas de mayor acceso con un ícono o con un color de carpeta distintivo.
* Asimismo se contemplará el uso de accesos directos si es que se utiliza la carpeta contenedora de archivos de la intranet.

D. Requerimientos principales II – Política de presentación y publicación

A continuación se detallarán las políticas que se implementarán enla intranet corporativa de Sol Investments:

1. Sobre los documentos

* Los nombres de los documentos deberán ser el título del documento para mayor identificación.

* Los nombres de los documentos manejarán control de versiones, es decir, ante cualquier cambio que ocurra en el documento se guardará un nuevo documento y el anterior se almacenará en la carpeta de “Documentosanteriores” (ver Sobre las carpetas).

* Todos los nombres de los archivos tendrán la siguiente estructura:
xx – titulo – vy.0 – yyyymmdd

Donde:
xx – Acrónimo descriptivo del área (este acrónimo será definido por la gerencia de la organización)
titulo – título del documento.
vy.0 – versión del documento, se utiliza la “v” de versión más el número “y” y el “.0” para originar la secuencia...