Tipos de diagramas de organización

Técnicas de organización

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.
Tipos de técnicas de organización

Organigramas
Manuales
Diagramas de flujo
Diagramas de procesos
Formas
Cartas de distribución de trabajo o de actividades
Organigramas

Sonconocidos también como graficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Se pueden clasificar en:
Por su objeto:
Estructurales; solo muestran la estructura administrativade la empresa.
Funcionales: Indicar en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.
Especiales: Se destaca alguna característica.
Por su área:
Generales: Presentan toda la organización: se llaman también cartas maestras.
Departamentales: Representan la organización de un departamento o sección.
Por su contenido:
Esquemáticos:Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles.
Analíticos: Más detallados y técnicos.
Existen tres formas de representas los organigramas
1. Vertical: En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.
2. Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
3. Circular: Donde los niveles jerárquicos quedandeterminados desde el centro hacia la periferia.
4. Mixtos: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Manuales

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:
a) De políticas
b) Departamentales
c) De bienvenida
d) De organización
e) Deprocedimientos
f) De contenido múltiple
g) De técnicas
h) De puesto
Son de gran utilidad ya que:
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.
Son una fuente de información, pues muestran la organización de una empresa.
Ayudan ala coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas
Reducen costos al incrementar la eficiencia
Formato e índice de los manuales
El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas:
Índice
Objetivos y antecedentes del manual
Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quedavigente
Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual
Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible
Redacción clara, concisa y ordenada
Complementarse con graficas
Manuales de organización
Explican los detalles más importantes de la organización, generalmente incluyen:
Finalidad de cada elemento de la organización
Declaración de funciones
Glosario de términosutilizados
Contienen:
Objetivos generales de la organización
Políticas generales
Glosario de términos administrativos
Nombres de áreas o departamentos y puestos
Procedimientos de organización
Responsabilidades de los altos niveles
Funciones
Cartas de organización
Descripción de puestos
Descripción de actividades
Introducción y objetivos del manual
Historia de la empresa
Manuales departamentalesContienen:
a) Objetivos generales de la empresa, los del departamento que se trate y los de sus secciones básicas.
b) Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente
c) Carta de organización general y departamental
d) Reglamento de los aspectos de coordinación interdepartamental
e) Descripción de los puestos
f) Graficas de procesos, y de flujo


Manuales interdepartamentales...