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El Archivo como sistema de información

Eduardo Peis y Antonio A. Ruiz-Rodriguez
Universidad de Granada
Facultad de Biblioteconomía y Documentación

El tratamiento de los documentos de archivo
En la antigüedad, y prácticamente hasta el siglo XIX, de todas las funciones a desarrollar sobre los documentos prevalece la conservación, manifestada en una celosa guarda a ultranza, encaminadacasi con exclusividad a la utilización y beneficio de los propios conservadores.
Incluso en el siglo XIX , que es cuando se formula el principio de procedencia de los fondos y aparece el trabajo sobre los archivos como una disciplina independiente, es el documento el que ocupa el centro de atención de los profesionales, no el archivo. Se prefería la documentación medieval, arrinconando en ciertamedida la que ofrecía información cuantitativa, ya fuera contable o demográfica. El fin último del quehacer profesional residía en la catalogación precisa y minuciosa de documentos reales, nobiliarios y eclesiásticos. No obstante, es en estos momentos cuando nace la denominada entonces archivología como una técnica empírica para el arreglo y conservación de los archivos y en la mayoría de lospaises se crean sistemas de archivo como una rama más de la administración, con sus órganos ejecutivos, consultivos y directivos.
Frente al anterior carácter cerrado, el archivo quedará sometido a un proceso de apertura bastante antes del reconocimiento constitucional del derecho del ciudadano a la información. La importancia de la conservación cede el puesto a la difusión, que se convierte enprioritaria, y el archivo adquiere la categoría de servicio.
Tras la segunda guerra mundial, la archivística alcanzó su condición de técnica autónoma ante un acuciante problema: la identificación, valoración y selección de imponentes masas documentales, ajenas en principio a la historia, producidas por las administraciones del siglo XX. Cobrará dimensión un elemento unido de siempre al documento,pero que hasta ahora no había resaltado con entidad propia: la información. Pero en el caso del archivo, la información estará intimamente unida al llamado documento de archivo. No obstante, esto no provoca el aislamiento de la archivística, sino muy al contrario, hace que comparta el objeto y fines con las llamadas “ciencias de la información”. Es decir, el archivo pasa a ser considerado comoservicio de información (como las bibliotecas o los centros de documentación) que forma parte del sistema de información de un país o región.
A pesar de ello, siguen existiendo especificidades que provocaran el desarrollo de diferentes subsistemas de servicios de información. Entre el archivo y la biblioteca la diferencia puede venir de la contraposición entre las nociones de fondo de archivo ycolección. Fondo de archivo es el conjunto de documentos procedente de la actividad de una persona física o moral o de un organismo, cuya reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor genera y conserva esos fondos, al igual que se forman los sedimentos de las capas geológicas, progresiva y constantemente1. La colección es el resultado de reunir documentos creados como fruto del saber ydestinados a su difusión. La función primordial de las bibliotecas y los archivos es la misma, hacer accesible al público en general la información. Sin embargo, en los archivos los documentos, en tanto resultado de una gestión administrativa, tienen un valor probatorio de carácter jurídico-administrativo, y al menos durante un período de su vida no son libremente consultables.
Los procesosempleados en documentación para el tratamiento documental, tienden a reunir todas las informaciones posibles, procedentes de las fuentes mas diversas, sin importar su soporte, sobre una cuestión determinada. Su finalidad consiste en poder responder rápida y eficazmente a las demandas informativas, pero al contrario que el archivo, sin intencionalidad probatoria. En el archivo el documento tiene valor...