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GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.

Documento 2. Serie documental: HISTORIAS CLÍNICAS.

Elaborado: Diciembre de 2004

Revisado: Julio 25 de 2005

(Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado, Esp. Derecho Público. Contratista años 2004-2005. )

Contenido:

1. Presentación yjustificación
2. Marco normativo básico
3. Definición de la serie documental
4. Clasificación
5. Contenidos
6. Organización técnica
-Ordenación
-Depuración
-Selección y valoración
-Tiempos de Retención
7. Unidades de conservación
8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información
9. Acceso y seguridad
-En archivos de gestión-En archivos satélites.

1. Presentación y justificación.

Las Historias Clínicas, constituyen un expediente esencial para los seres humanos, son herramientas esenciales para la materialización de uno de los principales aspectos del bienestar: la salud. La HISTORIA CLÍNICA es el registro de la evolución de las condiciones orgánicas de las personas, indispensable para el ejercicio profesionalde la medicina y testimonio con valor legal de la responsabilidad de los actores del sector salud (actos médicos) y sin duda fuente histórica para recrear la evolución de la medicina y de la salud de las poblaciones.

2. Marco normativo básico.

Constitución Nacional Arts. 11°, 15°, 44°, 49°, 50°, 74°
Ley 594 de 2000.
Resolución 01995 de 1999 del Ministerio de Salud.
Resolución 2546 de1998 del Ministerio de Salud.
Ley 100 de 1993. Libro segundo.

3. Definición de la serie documental.

Los elementos básicos y comunes a todas las entidades que producen y conservan esta clase de expedientes están contenidos en la definición legal de las Historias clínicas:

“La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registrancronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente pude ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley”[1]

En razón de las especiales condiciones y servicios en razón de los cuales la Universidad produce estosexpedientes proponemos la siguiente definición que busca ser mucho más integral y específica:

“La Historia Clínica es una serie documental de carácter privado y acceso reservado que contiene toda la información que se produzca sobre la atención y condiciones de salud de las personas en los casos que establezcan los reglamentos de la Universidad. Se organiza de manera cronológica y corresponde sugestión a los equipos de salud[2] de las unidades académicas y administrativas de la Universidad de conformidad con los estatutos y demás normas aplicables”.

4. Clasificación.

Diversas oficinas y unidades de la Universidad son productoras documentales de este expediente: Por una parte la Unidad de Servicios de Salud UNISALUD[3] conserva Historias clínicas del personal administrativo y docente,las unidades de bienestar de sede en sus secciones o áreas de atención médica conservan las Historias Clínicas de los Estudiantes, otras áreas como es el caso de las oficinas de personal (áreas de salud ocupacional) registran la serie Historias Clínicas Ocupacionales, el Instituto de Genética de la Sede Bogotá elabora y conserva Historias Clínicas Genéticas, las Facultades de Odontología, Medicina(no solo el programa de Medicina sino los de Terapias) y Ciencias Humanas (programa de Sicología) generan algunas clases de Historias Clínicas, la División de Recreación y Deportes de la Sede Bogotá produce Historias Clínicas de Deportistas. Una vez clara esta característica podemos identificar las diversas Series de Historias Clínicas que se encuentran en los archivos de la Universidad:...
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