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LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACION

La organización del archivo en una empresa es un elemento fundamental. Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta unaactitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.
Losresultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados.
Un archivo es la memoria colectiva deuna empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizadapor un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo deinformación tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Por ello nuestra empresa maneja un sistema de almacenamiento de documentos que es el archivo numérico losdocumentos se ordenan según un código.
Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes ampliaciones, ampliar archivos, rápida identificación e indicar temas relacionados y ungran inconveniente es que necesita un índice auxiliar alfabético.
El archivo numérico consta de:
1. Índice numérico.
2. Índice auxiliar.
3. Índice alfabético.
El índice numérico contieneguías primarias, secundarias y especiales y carpetas individuales.

Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y letras. De igual manera para que el archivo de nuestra empresafuncione de una forma eficiente y organizada, contamos con profesional de la materia, el se encarga de establecer
• Normas para el funcionamiento del archivo.
• Normas para el control de los...
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