Trabajos universitarios

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NORMAS LEGALES E INTERNAS PARA EL CONTROL Y EJECUCIÓN DEL GASTO

|REVISADO POR |APROBADO POR |
| |Directora General Financiera|
|Jefe Oficina de Presupuesto | |
|Jefe Oficina de Control Interno ||

TABLA DE CONTENIDO

1. CAJAS MENORES 4

2. RÉGIMEN DE FACTURACIÓN 7

3. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO 7

4. SOLICITUD DE GIRO 7

5. SOLICITUD DE ANTICIPO PARA GASTOS DE VIAJE 7

6. LEGALIZACION DE ANTICIPO 7

7. TRASLADOS PRESUPUESTALES 7

8. HONORARIOS 7

9. PASAJES AEREOS 7

10. RELACIONES PUBLICAS 7

11. OTROS SERVICIOS INTERNOS. 712. SOLICITUD CUENTA DE COBRO 7

13. PLAZOS DE PAGOS SEGÚN CONCEPTOS, CONTADOS A PARTIR DEL DÍA SIGUIENTE A LA RADICACIÓN. 7

PRESENTACIÓN

La Vicerrectoría Administrativa consciente de la necesidad de modernizar y fortalecer la gestión de la administración, se permite publicar las normas internas que rigen actualmente, lo que se constituye en un instrumento esencial como medio para facilitarel cumplimiento de las obligaciones legales, al igual que para la ejecución de las políticas establecidas por la Universidad.

Es importante recordar la disponibilidad de atención en jornada continua de todas las oficinas que hacen parte de la Dirección General Financiera, con el fin de prestar un mejor apoyo a todas las dependencias de la Universidad.

Posteriormente y teniendo en cuenta losestatutos de la Universidad y el reglamento general vigente, se establece las normas sobre los procesos administrativos para pagos, traslados, formalización de gastos y la elaboración del presupuesto a través de los documentos creados en el sistema integrado Finanzas Plus.

Las normas generales de este sistema para los diferentes procesos son las siguientes:

1. CAJAS MENORES

1.1DEFINICIÓN

Las Cajas Menores son recursos de la Universidad en poder de funcionarios de ésta, que son manejados en efectivo y están destinados exclusivamente para atender gastos menores.

2. APERTURA

De acuerdo con las normas establecidas por la Universidad, el procedimiento a seguir para la APERTURA DE NUEVAS CAJAS MENORES, es el siguiente:

Enviar carta de solicitud dirigida ala Dirección General Financiera de la Universidad, en la cual se justifique la necesidad de crear la Caja Menor en donde se especifique cuáles son los gastos que se van a cubrir con esos recursos.

Una vez estudiada la solicitud, la Dirección General Financiera de la Universidad procederá a realizar la respectiva aprobación por un monto fijo, el cual será utilizado durante elperíodo corriente.

La aprobación de la creación de la Caja Menor es enviada a la Oficina de Tesorería, en donde se realiza el registro de la apertura, se elabora y radica la orden de giro y se prepara la carta de responsabilidad y el respectivo cheque (la cual debe ser firmada por el respectivo responsable de la Caja Menor)

La Oficina de Control de Girosoficializa la apertura haciendo entrega del cheque y obteniendo la firma de la carta de responsabilidad mencionada.

Para el caso de las Cajas Menores ya existentes, al inicio del año la Dirección General Financiera de la Universidad analiza el listado de las cajas o fondos existentes que fueron canceladas al cierre del año inmediatamente anterior y estudia tanto la continuidad de las mismas...
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