tramite de documentos
Páginas: 7 (1689 palabras)
Publicado: 8 de noviembre de 2013
TRAMITE DOCUMENTARIO
Qué es?
Es el componente del Sistema de Apoyo Administrativo, soporte de la información que conduce a la toma de decisiones y el respaldo de la ejecución de acciones de nivel operativo, en el que principalmente se involucra todos los sistemas de la empresa u institución.
Permite a las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus, actual y pasadode la documentación que llega, filtra y se genera dentro de ellas.
Existe un área denominada Mesa de Partes, por donde se ingresa la documentación, el cual fue creada específicamente para tener como responsabilidad el trámite documentario a seguir de una empresa, ayudando en la mejora de los procesos que se venían realizando en forma manual por las aéreas determinadas, descongestiona el trabajodel personal de la empresa, minimiza totalmente el tiempo que se dedicaba a la búsqueda de un Expediente, para dar informe o respuesta a los usuarios.
Objetivos:
El objetivo principal del Sistema de Trámite Documentario, es permitir a las Organizaciones tener el control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye dentro de ella, así como de la que se genera alinterior de la misma; al igual de que se brinde orientación y atención de calidad al usuario o cliente.
Beneficios:
Disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados y se generan avisos y recordatorios por correo electrónico.
Disminuir el uso de papel, reduciendo drásticamente losgastos por este concepto.
Ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento.
Estandarización de la documentación emitida (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).
FUNCIONES DE TRÁMITEDOCUMENTARIO
Proponer alternativas para la organización y control de los equipos o servicios de Trámite Documentario y de Actas y Certificados.
Dirigir el servicio de Mesa de Partes y Archivo, teniendo en cuenta los procesos: - Recepción, registro, clasificación y distribución, de los documentos que ingresan o son derivados. - Registro, codificación y distribución de las Resoluciones y otrosdocumentos.
Orientar al usuario referente a la gestión de sus peticiones.
Organizar, conservar, depurar y custodiar el archivo que corresponde a Trámite Documentario (Resoluciones, Informes, proyectos) y de Actas y Certificados.
Coordinar con Asesoría Jurídica la revisión de proyectos de resoluciones y otros.
Coordinar con Secretaría el procesamiento de expedientes que llegan a Dirección.Preparar documentos por encargo y emite opinión sobre asuntos que le derivan.
Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos de su competencia.
Expedir, visar, autenticar, documentos preparados por los Equipos a su cargo o que obran en el archivo general como: - Informes técnicos sobre casos específicos. - Copias de documentos del archivo como: Resoluciones, Informes, etc. -Certificados de estudios, originales o duplicados; copia de títulos profesionales. - Copias de Actas de Evaluación Final, de Recuperación o exámenes de cargo, que soliciten por desaparición, pérdida o deterioro de los mismos.
Orientar y asesorar según las normas casos como: Rectificaciones de Apellidos y Nombres, Aprobación de Matrícula Ordinaria y Extraordinaria, Autorización de exámenes aplazados,subsanación, convalidación o revalidación de estudios.
Participar en reuniones de trabajo y otras en representación del Director o por su cargo.
Adecuar y difundir las normas de Trámite Documentario, Actas, Títulos, etc.
Otras que se le asigne o encargue.
REGISTRO CIVIL
Es un organismo administrativo o servicio público, encargado de dejar constancia de los hechos o actos...
Qué es?
Es el componente del Sistema de Apoyo Administrativo, soporte de la información que conduce a la toma de decisiones y el respaldo de la ejecución de acciones de nivel operativo, en el que principalmente se involucra todos los sistemas de la empresa u institución.
Permite a las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus, actual y pasadode la documentación que llega, filtra y se genera dentro de ellas.
Existe un área denominada Mesa de Partes, por donde se ingresa la documentación, el cual fue creada específicamente para tener como responsabilidad el trámite documentario a seguir de una empresa, ayudando en la mejora de los procesos que se venían realizando en forma manual por las aéreas determinadas, descongestiona el trabajodel personal de la empresa, minimiza totalmente el tiempo que se dedicaba a la búsqueda de un Expediente, para dar informe o respuesta a los usuarios.
Objetivos:
El objetivo principal del Sistema de Trámite Documentario, es permitir a las Organizaciones tener el control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye dentro de ella, así como de la que se genera alinterior de la misma; al igual de que se brinde orientación y atención de calidad al usuario o cliente.
Beneficios:
Disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados y se generan avisos y recordatorios por correo electrónico.
Disminuir el uso de papel, reduciendo drásticamente losgastos por este concepto.
Ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento.
Estandarización de la documentación emitida (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).
FUNCIONES DE TRÁMITEDOCUMENTARIO
Proponer alternativas para la organización y control de los equipos o servicios de Trámite Documentario y de Actas y Certificados.
Dirigir el servicio de Mesa de Partes y Archivo, teniendo en cuenta los procesos: - Recepción, registro, clasificación y distribución, de los documentos que ingresan o son derivados. - Registro, codificación y distribución de las Resoluciones y otrosdocumentos.
Orientar al usuario referente a la gestión de sus peticiones.
Organizar, conservar, depurar y custodiar el archivo que corresponde a Trámite Documentario (Resoluciones, Informes, proyectos) y de Actas y Certificados.
Coordinar con Asesoría Jurídica la revisión de proyectos de resoluciones y otros.
Coordinar con Secretaría el procesamiento de expedientes que llegan a Dirección.Preparar documentos por encargo y emite opinión sobre asuntos que le derivan.
Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos de su competencia.
Expedir, visar, autenticar, documentos preparados por los Equipos a su cargo o que obran en el archivo general como: - Informes técnicos sobre casos específicos. - Copias de documentos del archivo como: Resoluciones, Informes, etc. -Certificados de estudios, originales o duplicados; copia de títulos profesionales. - Copias de Actas de Evaluación Final, de Recuperación o exámenes de cargo, que soliciten por desaparición, pérdida o deterioro de los mismos.
Orientar y asesorar según las normas casos como: Rectificaciones de Apellidos y Nombres, Aprobación de Matrícula Ordinaria y Extraordinaria, Autorización de exámenes aplazados,subsanación, convalidación o revalidación de estudios.
Participar en reuniones de trabajo y otras en representación del Director o por su cargo.
Adecuar y difundir las normas de Trámite Documentario, Actas, Títulos, etc.
Otras que se le asigne o encargue.
REGISTRO CIVIL
Es un organismo administrativo o servicio público, encargado de dejar constancia de los hechos o actos...
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