Transferencias documentales

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Transferencias documentales

* Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de éste al archivo histórico de conformidad con las TRD aprobadas.

* La transferencia documental es un proceso mediante el cual, una vez cumplidos los tiempos de retención establecidos en la TRD, se trasladan los documentos archivo de gestión al archivo central y/o de éste, al archivohistórico.

* Todas las dependencias deberán preparar los documentos a transferir, de conformidad con las series, subseries y tiempos de retención estipulados en la TRD vigente.

Ventajas

* Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información

* Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

* Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de ladocumentación.

* Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias.

* Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

* Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

Este proceso serealiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos con La periodicidad que establezcan la TRD en cada entidad.

Características

Archivo de gestión o de oficina

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales,consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central.

El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central.

Archivo central ointermedio

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos)

La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD.
Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRDArchivo histórico o permanente.

se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondodocumental correspondiente.

NORMATIVIDAD.

* Ley 80 de diciembre 22 de 1989. Por la cual se crea el archivo general de la nación y se dictan otras disposiciones.

Establece funciones para el control de los archivos, para garantizar la promulgación de la organización y el fortalecimiento archivístico del orden nacional, por medio de la normatividad que sea expedida para la conservación y eluso adecuado del patrimonio documental del Nación.

* Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

* Decreto 1382 de agosto 18 de 1995. “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictanotras disposiciones”.

Se establecen lineamientos para la trasferencia de archivos históricos a custodia del archivo general de la nación, así como decide que entidades públicas sólo pueden transferir a archivo histórico documentos con más de 50 años de antigüedad

* Decreto 998 de abril 8 de 1997. “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos...
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