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ELABORAR EL PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LOS EVENTOS A REALIZAR
INTRODUCCION
Los eventos son aquellos espacios en los que se disfruta de un buen ambiente, comida y recepción; son elaborados para satisfacer las expectativas del dueño y de los invitados. Pero para que un evento logre su objetivo y sea de gran éxito; este requiere de su excelente planeación, la cual es elaboradapor el OPR (Organizador Profesional para Reuniones). En este presente se dará a conocer la forma en que un organizador debe planear un evento, así como los puntos clave que debe considerar y las herramientas de trabajo que facilitan dicha planeación; entre estas últimas se encuentra el cronograma, el cual es de suma importancia en la planeación de las actividades de un evento a realizar, ya que eneste se concentran detalles como hora, fecha y lugar de cada actividad; lo cual dará como consecuencia un evento de gran éxito.















Elaborar el plan de trabajo
La figura principal en todo evento es aquel sobre el cual recae la obligación de “entregar” esa experiencia placentera que el Dueño del evento desea para él y los participantes.
Esta figura es el Organizador(OPR = Organizador Profesional para Reuniones), quien tiene sobre sus espaldas el 100% de la responsabilidad en el éxito del evento.
Primeramente, el organizador deberá realizar un “levantamiento” de necesidades con el “dueño” del evento:

• El objetivo del “dueño” de evento (qué se desea lograr con su realización)

• La fecha de realización (inicio, duración)

• Un estimado de lasactividades a realizar durante el evento.

• La fecha de hoy.

• El presupuesto (si hay)

Con esas variables, el Organizador podrá comenzar su trabajo de añadir los detalles. Como siguiente paso, el organizador debe elaborar la planeación de actividades a realizar en el evento.

Pasos para elaborar la planeación:
• Listar las actividades en columna
• Disponer el tiempo para el proyecto eindicarlo
• Calcular el tiempo para cada actividad
• Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales
• Reordenar cronológicamente
• Ajustar tiempo y secuencia de actividades
Mientras mayor control tengamos sobre esas variables, mayor será la probabilidad de éxito.
A excepción de la actividad que da inicio al evento y la actividad que lo cierra, cada actividad dentro del proceso tiene unaactividad que la sigue (llamada consecuente) y una que debe terminarse antes para que la actividad se pueda realizar, llamada “precedente”
La planeación consiste en la preparación de un listado de actividades, cada una con su precedente y su consecuente, a la que se ha asignado un costo de realización y un tiempo para llevarla a cabo.
En la gran mayoría de los eventos se tiene actividades que puedenhacerse independientemente unas de las otras. Si una se retrasa (sin exceder un tiempo determinado que se llama holgura), el evento puede aún terminarse en el momento preestablecido.
Existen otras cuyo retraso afecta no sólo la actividad consecuente sino la terminación total del proyecto. Estas son actividades que no tienen “holgura” y representan actividades “críticas”
Existen varias formas depresentar esta “red” de actividades; es entonces cuando recurrimos al uso de un cronograma; este es una descripción específica de las actividades y del tiempo que se va a emplear para la ejecución de un evento. Se debe organizar el trabajo en fechas probables, para saber en cuanto tiempo requerirá el trabajo definitivo.
Para su representación se utilizan diagramas que permiten visualizar mejor eltiempo de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos en que hay varias actividades en un mismo tiempo.
Una muy popular es por medio de barras horizontales cuya longitud depende del tiempo estimado de realización. Es el llamado diagrama de barras o “Diagrama de Gantt”.








Diagrama de barras o “Diagrama de Gantt”.



A continuación te damos uno ejemplo de cómo es el...