Técnicas de archivo

IMPORTANCIA Y MÉTODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS
La comunicación escrita aporta seriedad y formalidad en toda transacción comercial. Puede ser interna o externa. En toda empresa, sea grande o pequeña. Se crean, reciben, procesan, transmiten y registran documentos que facilitan el trabajo. Esto último es el objetivo de la archivonomía, que es la disciplina que enseña el arte de archivar.¿Por qué es importante conservar determinadas comunicaciones escritas?
Porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades:
Permanencia
Constancia
A las que cabe agregar las de ser:
Medio de prueba legal
Medio de facilitación del intercambio comercial.
Permanencia
La permanenciaconlleva duración. El complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga la existencia de un documento escrito.
Constancia
La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos. Un pedido, precio de producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. Es la constancia de las diferentes partesque intervienen en la relación mercantil y comercial.
MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Hoy en día el manejo de documentos incluye no solo el archivo, si no también el control, la utilización, la creación y la disponibilidad final de estos. El manejo y control de los documentos, así como el sistema adecuado para su archivo, deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientosbásicos y esta consiente de la importancia del correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.
Archivonomía: ciencia en la que se aprende el arte de archivar.
Archivar: ciencia para organizar y guardar los documentos en forma ordenada y eficiente en un archivador.
Sistema: conjunto de normasestablecidas para el funcionamiento adecuado de algo.
Archivador: mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los documentos. Fichero de informática o información que se almacena fuera del ordenador en disco o en casete
ARCHIVO Y PROTECCIÓN
Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de suvida útil. Cualquier documento que se retenga debe ser guardado adecuadamente para poder localizarlo con rapidez cuando se necesite, por lo que se recomienda:
Escoger bien el sistema que se va a usar
Usar sistemas cruzados
Utilizar colores como ayuda visual a la clasificación
Se usan broches BACO colocarlos en la parte superior de la hoja y no de el lado derecho
Tener presente la reglade oro: a mayor clasificación, mayor agilidad.
Utilización
Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Solo aquellos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos.
Para saber que documentos serán utilizados posteriormente y cuales no, se necesita conocer muy bien el giro de la empresa, las leyes sobre conservación dedocumentos y poseer una buena dosis de sentido común.
Transferencia
A medida que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados de los archivadores activos. Además de ocupar en oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleo eficiente de los archiveros activos.
Los archivadores de documentación transferida son de cartón y se colocan en anaqueles ubicados ensitios menos accesibles como, por ejemplo, sótanos de depósitos especiales.
Eliminación
La ultima etapa del ciclo de manejo de documentos en su eliminación. Es evidente que todos los documentos que dejan de ser útiles deben destruirse de acuerdo con la administración de cada empresa, según el giro al que pertenezca y regidos por las normas determinadas por la ley.
EL ORDEN Y EL ORDENADOR...