Técnicas de organización




INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL










UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRACIÓN



Técnicas de Organización

Contenido



Técnicas de Organización
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con lasnecesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:
Organigramas
Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

Los organigramaspueden clasificarse en:















Existen tres formas de representar los organigramas:
1. Vertical: en la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.
2. Horizontal: los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
3. Circular: donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.
4. Mixto: se utiliza porrazones de espacio, tanto en horizontal como el vertical.

Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden:
a) De políticas.
b) Departamentales.
c) De bienvenida.
d) De organización.
e) De procedimientos.
f) De contenido múltiple.
g) De técnicas.
h) Depuesto.

Son de gran utilidad ya que:
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.
Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugasde responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Formato e Índice de los Manuales
El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas:
Índice.
Objetivos y antecedentes del manual.
Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.
Nombre de las personas queintervienen en la elaboración del manual.
Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
Redacción clara, concisa y ordenada.
Complementarse con gráficas.
Manuales de Organización
Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:
Finalidad de cada elemento de la organización.
Declaración de funciones.
Glosario de términos utilizados.

Contienen:Objetivos generales de la organización.
Políticas generales.
Glosario de términos administrativos.
Nombres de áreas o departamentos, y puestos.
Procedimientos de organización.
Responsabilidades de los altos niveles.
Funciones.
Cartas de organización.
Descripción de puestos.
Descripción de actividades.
Introducción y objetivos del manual.
Historia de la empresa.

Manuales departamentalesContienen:
a) Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate, y los de sus secciones básicas.
b) Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.
c) Carta de organización general y departamental.
d) Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.
e) Descripción de puestos.
f) Gráficas de procesos, y de flujo.Ventajas:
a) Describen el funcionamiento de un departamento.
b) Se emplean para dar instrucciones en el departamento.
c) Presentan el flujo de trabajo.
d) Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.
e) Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.
Manuales Interdepartamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan...