Unidad 3 ordenamiento de documentos

Solo disponible en BuenasTareas
  • Páginas : 2 (411 palabras )
  • Descarga(s) : 0
  • Publicado : 23 de marzo de 2011
Leer documento completo
Vista previa del texto
.
MATERIA: Controlar la información documental de la empresa de manera física &/o electrónica.
TEMA: UNIDAD 3 3.3-Ecpedientes, 3.3.1.-Ordenamiento de documentos, 3.3.2.-Costuras. 3.3.3.Legajos. 3.4.-Colección de los expedientes, 3.4.1.-La transferencia, 3.4.2.-Los expedientes en los muebles, 3.4.3.-La conservación de los archivos, 3.4.4.-Archivo muerto.

La formación de los expedientesEl expediente debe formarse, estrictamente con el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto o negocio, constituyendo a su historia completa.

ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS:
Los documentos seordenan por dos métodos:
a) por rigoroso orden cronológico.
b) por orden lógico de desarrollo.
Se emplean los métodos de escritos o se combinan. Pueden seguirse también dos medios: de adelantehacia atrás
O viceversa de atrás hacia adelante
En el primer caso el documento más antiguo al fondo y el más reciente al frente.

COSTURAS
Los documentos deben de asegurarse por medio de brochesmetálicos, aboliendo el absoluto empleo del hilo y la aguja.

LEGAJOS
Cuando es mayor el volumen de los documentos los expedientes se dividen en legajos que son parte de un expediente.

LA COLOCACIONDE LOS :)EXPEDIENTES
Los expedientes se arreglan siguiendo el orden numérico y alfabético en idéntica forma.

PRESTAMO DE EXPEDIENTES
Los expedientes se facilitan médiate cedulas de préstamo confirma de él empilado autorizado para la consulta. Con estas cedulas se forma un catalogo con rigoroso orden sistemático (numérico alfabético) para tener la información saber los expedientesprestados.

LA TRASFERENCIA DE LOS EXPEDIENTES
Cuando los expedientes han concluido totalmente su trasmisión deben de enviarse los archivos generales o de concentración o mediante inventarios que contengan:a) la clasificación de origen
b) el nombre del interesado en el asunto
c) un extracto del contenido
d) número de expedientes legajos y folios
e) lugar para la clasificación topografía (numero...
tracking img