Unidad 4

Unidad 4. Desarrollo de aplicaciones usando base de datos y
Excel
Exportar una tabla desde Access, es un proceso muy sencillo según como se
mostró en la unidad anterior. Algunas veces se necesitan exportar todas las tablas
en un mismo archivo de Excel (aunque sea en libros distintos) para así construir
informes que necesiten más de una tabla. Para este caso, existe la función de
Importar unabase de datos de Access, desde el programa Microsoft Excel.
1. Importar una base de datos desde Excel
Para importar una base de datos se toma como ejemplo la base de datos de la
papelería de don Nicolás (esto se puede hacer con cualquier base de datos) y en
cada uno de los libros se cargan las 4 tablas.
Lo primero que se debe hacer es abrir Microsoft Excel siguiendo estos pasos:
1.
2.
3.
4.

Clic enel menú Inicio.
Luego en Todos los programas.
Seleccionar Microsoft Office.
Y finamente clic en Microsoft Excel.
Figura 1. Ingreso a Microsoft Excel
3
1

4

2

1

5. Seleccionar la pestaña Datos.
6. En el grupo Obtener datos externos, seleccionar la opción Desde Access.

Figura 2. Comienzo de la importación de archivos Access

5

6

Después de dar clic en la opción de importar Desde Access, enla ventana
emergente se busca el archivo de la base de datos, navegando por el disco y las
carpetas. Para el caso, la base de datos se llama DonNicolas.

Figura 3. Selección de la base de datos Access

Seleccionar la
base de datos

Clic

Después de solicitar la importación del archivo de la base de datos, se debe elegir
la tabla que se va a importar.
Figura 4. Elegir la tabla

Elegir la tablaDespués de haber seleccionado la tabla a importar, se despliega un menú de
opciones para importar datos.
Existen las siguientes opciones:
 Tabla.
 Informe de tabla dinámica.
 Informe de gráfico dinámico.
Como en este momento sólo se quiere mostrar cómo importar un archivo se debe
seguir estos pasos:
1. Se seleccionar la opción Tabla.
2. La ubicación es el libro que se tiene seleccionadoactualmente.
3. Se da clic en Aceptar, después en el libro de Excel y en la celda seleccionada
se ven los registros importados de la tabla de Microsoft Access.
Nota: más adelante se explica cómo utilizar tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

Figura 5. Importar datos

1

2

3

Figura 6. Datos importados

Tabla
importada

2. Escenarios en Excel
“Un escenario es un conjunto de valores que MicrosoftExcel guarda y puede
sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Pueden utilizar los escenarios
para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo.” (Microsoft Corporation,
2013).
Para explicar la definición y aplicación de los escenarios se puede pensar en el
siguiente ejercicio relacionado con la papelería de don Nicolás:
Don Nicolás está muy contento con lo que ha logrado utilizandolas funciones de
moda, subtotales y frecuencia en la base de datos. Sin embargo, ahora tiene un
problema que lo aqueja más. Está preocupado porque cree que con el dinero que
tiene para cancelar la nómina del otro mes, el cual es $2.500.000, no le alcance
para pagar las comisiones de sus vendedores, puesto que cada vez se vende más
y además él invirtió la mayoría del dinero de la nómina enreparaciones de la
papelería.

En el caso anterior, don Nicolás tendría que pedir ayuda de un banco para pagar
la deuda que tiene o utilizar parte de la ganancia de este mes y además de eso,
repensar la manera en la que les paga a sus vendedores.
En otros aspectos, don Nicolás quiere abrir un nuevo local, sin embargo, él lo
haría solamente si sus empleados venden hasta cierta cantidad de productos, asíparte de las ganancias obtenidas con la venta de los materiales se utilizaría en la
inversión en la papelería.
El otro caso que él cree que podría pasar, es que haya la cantidad suficiente de
dinero para pagarles a sus empleados, pero que no haya dinero para invertir en
otro local.
Construir los 3 escenarios propuestos para que don Nicolás pueda tomar
decisiones para todos los casos.
Los 3 casos...