Unidad I Informaci n general

INTRODUCCIÓN
La Documentación es el material que explica las características técnicas
y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de
un sistema a quien la vaya a usar para mantenerlo, para permitir Auditoria
del sistema y para enseñar a los usuarios cómo interactuar con el sistema y a
los operando cómo hacerlos funcionar. Documentación es un término para
describirtodas las instrucciones, programas y narrativos, esto es, casi
cualquier escrito acerca del sistema de información.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la
lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de
programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza
y capacidades del sistema y cómo usarlo.
Muchasorganizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de
documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación
se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada
programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea
implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en
cualquier Sistemade Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la
cual se dedica le menor tiempo y se le presta menos atención.

Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de
irse a África el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del
sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no
podrá moverse a otra asignación.

LA DOCUMENTACION.

LaDocumentación sirve para un sin número de propósitos. En
principio, durante el diseño del sistema, éste es el producto desarrollado por el
equipo de diseño. Después de la puesta en marcha, es la base para realizar
cambios en el sistema. La calidad de la Documentación determina qué tan
flexible es el departamento de servicios de información al responder a los
requerimientos del usuario. La buenaDocumentación sirve para reducir los
conflictos entre los usuarios y el Departamento de Servicios de Información,
ya que los usuarios entenderán más fácilmente un sistema bien Documentado.

Si un usuario está a cargo del equipo de diseño, es responsabilidad de ese
usuario ver que se desarrolle una buena documentación como parte del
esfuerzo del diseño. Por desgracia, esta actividad se considera comoun trabajo
tedioso y algo que no contribuye en el progreso del sistema. Como la
administración de programas, la documentación es una actividad a la cual
debe dedicársele tiempo, si se desea que el sistema tenga éxito.

SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN.

La Documentación de Sistemas es el conjunto de información que nos
dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.

IMPORTANCIA DE UNABUENA DOCUMENTACIÓN.

 Rotación del personal clave. Si es diseñador del sistema de información
administrativa no ha documentado el sistema o su trabajo ha sido
inadecuado o fragmentario, su sucesor deberá volver a estudiar el
sistema para resolver problemas o hacer modificaciones.
 El sistema de información administrativa requerirá modificaciones para
mejorar o a ajustarse a las condicionescambiantes. Aun cuando no haya
rotación de personal, existen escasas probabilidades de que los analistas
de sistemas puedan recordar todo los detalles del sistema durante largo
tiempo.
 La creciente complejidad de los sistemas computacionales de la cuarta y
quinta generación y de los sistemas de transmisión de datos requerirá
documentación, de modo que los diseñadores originales no tendrán quefamiliarizarse con el equipo a medida que progresa el diseño del sistema
de información administrativa.
 La conversión de equipo requerirá nuevos diagramas de flujo y
programas. Y esto lo facilitará una buena documentación.
 La documentación revelará las características de un diseño deficiente y
la falta de normas para imponer medidas correctivas.

IMPORTANCIA DE DOCUMENTACIÓN DE SISTEMA.

Es...