Uso correcto del telefono en la oficina

Si usted es el encargado de recibir las llamadas telefónicas de su empresa, mencione en primer lugar el nombre de la compañía, luego salude, y por últimoidentifíquese.
• El tono de voz debe ser siempre amable, aunque sin mostrar familiaridad alguna. Los términos mija, gordis, negrita, muñeca o corazón,quedan descartados de cualquier comunicación empresarial.
• No tutear es la regla de oro. Así usted conozca al interlocutor, lo mejor es manteneruna prudente distancia.
• No admita bromas por teléfono ni trate de averiguar la identidad de la persona que llama: espere simplemente a que expreseel motivo de la llamada, tome nota de los datos necesarios o transfiera la llamada a otra dependencia o persona.
• Si la persona a quien llaman nopuede contestar en ese momento o no está, tome debidamente el mensaje: el nombre de quien llamó, el motivo de la llamada y el mensaje. Incluya por último sunombre y la hora en que la llamada fue hecha, de manera que el interesado sepa quién recibió el recado.
• Si se ve en la obligación de pedirle a lapersona que hizo la llamada que aguarde en la línea, emplee un tono amable y al frase por favor. No permita que espere más de dos minutos, es una falta decortesía, sugiérale que vuelva a llamar o que usted le devolverá la llamada.
• Antes de hacer una llamada, anote los temas que va a tratar.
•Si es usted quien llama, identifíquese inmediatamente con su nombre y el de la empresa que representa. Acto seguido, exprese el motivo dela comunicación.
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