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Recepción de Mercancía
Recibir las mercancías en la empresa, es uno de los elementos importantes para el control de costos. Esto quiere decir que los productos que reciba el Almacenista, ya sea en forma correcta o incorrecta, al firmar la remisión o factura, automáticamente los productos serán propiedad de la empresa y no se permiten reclamaciones posteriores, con las concebidas consecuenciasque esto ocasiona.
Para la recepción de mercancías, en algunos hoteles se designa a una persona para que se encargue exclusivamente de recibirlas, con el fin de que tenga la capacidad y experiencia necesarias, en cuanto al conocimiento de los productos y el manejo de los mismos; en otras palabras, deberá ser un especialista en estos movimientos. En otras partes esta función se asigna al propioAlmacenista, esto; desde luego, dependerá de la magnitud de la empresa.

Los procedimientos generales para la recepción son las siguientes:
a) El recibimiento de la mercancía debe efectuarse dentro de los horarios previamente establecidos, los cuales serán notificados a los proveedores.
b) Pedir a los proveedores que facturen por separado las bebidas y los alimentos, para efectos de unmejor control de cada uno de estos productos.
c) Verificar que los productos vengan acompañados de original y copia de sus facturas o remisiones correspondientes.
d) Revisar que los documentos anteriores estén de acuerdo con lo estipulado en las órdenes de compra.

Los procedimientos específicos son:
a) Supervisar que las básculas funcionen correctamente.
b) Revisar que los productosque vengan en piezas se cuenten en forma individual.
c) Verificar que las mercancías sean pesadas en forma neta, es decir, sin envolturas o materiales de empaque.
d) Las cajas de los artículos que vengan empacados, deberán abrirse con el fin de comprobar el estado de su contenido, en cuanto a posibles faltantes, roturas o golpes que pudieran haber sufrido durante su transporte.
e)Comparar las mercancías recibidas con las especificaciones estándar de compra.
f) Marcar la fecha de entrada en todos los productos, con el fin de rotar la mercancía.
g) En caso de que exista alguna duda en cuanto a la calidad del producto, se deberá consultar con el Chef ejecutivo o con el Jefe de compras.
h) Si los productos recibidos se apegan a las órdenes de compra y a lasespecificaciones estándar, se sellan y firman de conformidad a las facturas o remisiones.
i) En caso de que fuera necesario hacer alguna devolución al proveedor, por motivo de que la mercancía no coincida con lo ordenado, se deberá elaborar un documento debidamente autorizado, amparado por los productos que se devuelven.
En la figura pueden verse los pasos por seguir para recibir los insumos en formaadecuada:
a) Comparar mercancías con remisión o factura y viceversa.
b) Checar que coincidan con la orden de compra.
c) En el caso de alguna duda, verificar las especificaciones estándares de compra.
d) Si todavía se tiene dudad, en cuanto a calidad sobre todo en productos nuevos, se pedirá la ayuda del Chef ejecutivo o del Comprador.
Orden de Compra

Especificacionesestándar.
Recibo de mercancías, Almacenista
Remisión o factura
Chef ejecutivo o Comprador.









MODIFICACIONES EN LAS FACTURAS O REMISIONES

Básicamente existen dos sistemas que más se utilizan:

1. Cuando las facturas o remisiones difieren en cuanto a calidad, cantidad, o precio de lo estipulado en la orden de compra, al momento de recibir la mercancía, elrecepcionista o almacenista debe avisar de inmediato al proveedor, con el fin de acordar las modificaciones pertinentes. Para lo cual se encierra con un círculo rojo la cantidad equivocada y al lado se anota lo correcto, también en rojo. Esto se hará tanto en el original que se entrega al proveedor como en la copia que se queda en almacén, con la intención de que contabilidad tenga la cantidad correcta...