Vigencias

Control de Ingreso de la Documentación.
Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
Descripción (inventarios, e Indización).
Aplicación de las normas Internacionales de descripción Archivística
Gestión Documental
Creación de un sistema de Información para el control, localización y Digitalización de la Información Estratégica
Conservación.Servicio y Control de Préstamo de la Archivalía
Selección, Traslado de la Documentación
NORMATIVAS:
En la organización documental, se deberá respetar el Principio de Procedencia Administrativa, en las series documentales deberán ser respetadas en su producción original y en su procedencia administrativa. El área quien de acuerdo a sus facultades y funciones produzca o reciba undocumento administrativo,
La clasificación documental se realizará de acuerdo a las series documentales que se detecten en cada una de las área Secciones, Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro de Clasificación del Archivo, siguiendo las normas Internacionales de Descripción Archivistitas ISAD-G,
Los documentos administrativos que se produzcan o reciban el ente, deberán ordenarse einsertarse de manera sucesiva en un expediente o carpeta según la clasificación ya prevista. La disposición de los documentos deberá llevar el orden al de su producción, es decir, orden descendente, de arriba hacía abajo, una orden que muestre la secuencia histórica del asunto o trámite que realizan en cumplimiento de sus facultades y funciones,
Los expedientes deberán integrarse con documentosadministrativos originales, conteniendo un índice de los mismos y estarán vinculados a su sección y serie respectivas, señalando su titulo preciso y la fecha de su creación o fechas extremas y el número de expediente que le corresponda, esto último deberá indicarse en la caratula del propio expediente.
Los documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la institución en el cumplimientode sus funciones, deben quedar debidamente registrados. Debe mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo
La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, CD, disket, libros o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos, etiquetas,guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.
La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación y confidencialidad. La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando sea del caso.
Corresponde a los responsables del archivo, gestionarel traslado o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente.
Que el documento haya finalizado su gestión administrativa.
Que el índice de consulta del documento sea mínimo.
Que haya terminado el plazo de los dos años en el archivo
Que existan razones de peso para que el archivo del Gestión del Despacho lo conserve por un plazodeterminado, evaluando su valor administrativo, legal y científico-cultural.
Para transferir documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central:
Control de Préstamo de la Documentación con la respectiva firma del funcionario,
Solo se prestaran copia de los Documentos y en caso de ser necesario los originales con la respectiva evaluación de los responsables del archivo.
11. Almenos una vez al año, los responsables de las unidades y los encargados de los archivos de la institución deben revisar que se cumplan estas normas e informar a los Coordinadores de cualquier circunstancia que impida o entorpezca su buen funcionamiento.
Funciones Generales Del Archivo De Gestión
Ejecutar la Normativa y Funciones del Archivo, de conformidad con la Ley de Archivos...