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GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.

Documento 1. Serie Documental: HISTORIAS LABORALES.

Elaborado: Diciembre de 2004

Última revisión y ajuste: Noviembre 15 de 2005.

(Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado, Esp. Derecho Público, Msc. Administración Pública. Contratista años2004-2005. )

Contenidos:

1. Presentación y justificación.
2. Marco normativo básico.
3. Definición de la serie documental.
4. Clasificación.
5. Contenidos.
6. Organización técnica.
-Ordenación.
-Depuración.
-Selección y valoración.
-Tiempos de Retención.
7. Unidades de conservación.
8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información.9. Acceso y seguridad.
-En archivos de gestión.
-En archivos satélites.

1. Presentación y justificación.

Las Historias Laborales, junto con las Académicas y las Clínicas son los expedientes que condensan gran parte de la historia pública[1] y privada de las personas que han construido la esencia de la Universidad en sus tres estamentos, además se integran a la historia delsurgimiento y desarrollo de las ciencias y las artes en el país, sin olvidar que son un componente excepcional del bienestar físico y espiritual de los seres humanos vinculados a la Universidad (pues permiten desarrollar sus derechos a la seguridad social, la educación, la recreación, el libre desarrollo de la personalidad, al trabajo).

2. Marco normativo básico.

Constitución Nacional Arts.1,2,15,16,25,26,27,48,49,53,54,67,123.
Ley 80 de 1993.
Ley 443 de 1998[2]
Ley 190 de 1995.
Ley 594 de 2000.
Ley 734 de 2002.
Ley 909 de 2004[3].
Decretos 760,770,785,1227,1228 de 2005.
Decreto 1945 de 1995.
Decreto 2232 de 1995.
Decreto 2272 de 1995.
Decreto 1568 de 1998.
Decreto 1049 de 2001.
Acuerdo 073 de 1995 del C. S. U.
Acuerdo 035 de 2002 C. S .U
Acuerdo 67 de 1996 C. S. U.Acuerdo 16 de 2005 C. S. U.
Resolución 454 de 1998 Rectoría.

3. Definición de la serie documental.

Existen múltiples definiciones de la Historia laboral según el aspecto(s) que buscan priorizar o destacar, desde el punto de vista de la seguridad social se encuentra entre otras la siguiente definición: “Un documento que nos sirve para acreditar un derecho ante el seguro social”[4].

Unadefinición más orientada a explicitar su origen e inicio señala: “Son expedientes que se conforman como resultado de la relación laboral de los servidores públicos con el Estado”[5].

Una centrada en sus contenidos puede ser de la siguiente manera: “La Hoja de Vida de los servidores públicos o de los contratistas de la administración, contendrá las modificaciones sucesivas que se produzcan a lolargo de toda la vida laboral o vinculación contractual, en los términos en que lo establezca el reglamento”[6].

Finalmente podemos llegar a una definición más archivística que integra varios elementos como la accesibilidad, organización, naturaleza y forma de origen:

“Es una serie documental de manejo y acceso reservado por parte de los funcionarios de talento humano en donde se conservancronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad”.[7]

Todas estas definiciones son correctas pero generales y fragmentadas en sus elementos por lo cual propondremos una definición para la Universidad Nacional de Colombia que integre todos los elementos pertinentes, así:

“Las HistoriasLaborales son series documentales de acceso reservado que contienen toda la información que se produzca sobre la vinculación y trayectoria laboral de los servidores públicos y de los particulares en los casos que establezca la ley en desarrollo de una relación laboral, legal y reglamentaria o contractual [8] con la Universidad. Se organiza de manera cronológica y corresponde su gestión a las unidades...