Vocabulario Archivistica

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

NOMBRES: DIANA JAQUELINE ORREGO OCHOA
FECHA: SEMANA DOS
ACTIVIDAD: VOCABULARIO ARCHIVISTICA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Es el conjunto de conceptos aplicados para la organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información. Se define como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todotipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse.
Comentario personal: Es el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupo de documentos con el propósito de lograr eficiencia facilitando su utilización y conservación a lo largo de su ciclo de vida.

CASILLEROS: Mueble con varios senos odivisiones, para tener clasificados papeles u otros objetos. 
Comentario personal: Estos nos permiten minimizar espacio y buena presentación de la entidad.

CLASIFICACION: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura de la entidad. 
Comentario personal: De una buena clasificacióndepende el buen funcionamiento del archivo.

CONSERVACION: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos. 
Comentario personal: Esta nos permite establecer cuanto tiempo debe permanecer un documento en el archivo central o intermedio.

CRONOLOGICO: Organización realizada teniendo en cuenta la fecha y/o el orden de la expedición del documento.
Comentariopersonal: Nos permite visualizar el orden de los documentos.

DOCUMENTACIÓN: Es la recolección, almacenamiento, clasificación y selección, difusión y utilización de todos los tipos de información.
Comentario personal: Esta es de gran importancia porque es el eje de la oficina de gestión documental.

DOCUMENTO: Registro de información recibida o producida por una entidad o persona en razón desus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico. 
Comentario personal: La buena elaboración de un documento permite su clasificación y ciclo de vida.

EPISTOLAR: De la epístola o que comparte algunas de sus características
Comentario personal: Esta nos permite agrupar según sus características.

ESTRUCTURAFUNCIONAL: Organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas. 
Comentario personal:

EXPEDIENTE: Es la forma documental de mayor uso en la administración pública. Se inicia a instancias de personas interesadas o por resoluciones administrativas. Si es un particular lo hace a través de un escrito y si es una institución pública, lo iniciade oficio. De acuerdo al tiempo de gestión, puede ser de trámite   normal, urgente, o muy urgente, eso lo determina la autoridad competente. 
Comentario personal: Este nos permite agrupar los documentos relacionados a un mismo objetivo.

FACSIMIL: Es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa oun dibujo a mano alzada.
Comentario personal: Nos permite visualizar la copia del original para mantenerlo en buen estado.

FILATELIA: Afición a los sellos de correos y conocimiento de ellos. // f. Conocimiento y afición a los sellos, especialmente a los de correos.
Comentario personal: Este nos permite identificar la autenticidad de un documento y su origen.

FLUJO: Etapas sucesivas porlas que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Comentario personal: Este nos permite identificar el uso de los documentos.

FLUJOGRAMA: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso empresariales.
Comentario personal: Nos permite ver cómo está...