Vocabulario archivistico

TERMINOS ARCHIVISTICOS

A ADMINISTRACION DOCUMENTAL Metodologia destinada a planear, dirigir y controlar la produccion, circulacion, conservacion, uso, selección y disposicion final de los documentos de archivo con el proposito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creacion hasta su depositodefinitivo en el archivo historico.
ARCHIVO "1. Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valorarchivístico. 2. La acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo, y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales, legales o políticos para tal institución o individuo. 3. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio. 4. Unidad de gestión documental. 5.Edificio oparte de un edificio donde los documentos son conservados.
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ARCHIVO DE GESTION Es la que comprende toda la documentacion que es sometida a continua utilizacion y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacion o tramite se realiza para dar respuesta o soluccion a los asuntos iniciados.
ARCHIVO HISTORICO Aquel que conserva la documentación convalor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.
ARCHIVO INTERMEDIO Es aquel que nace a raíz de la división en etapas o edades de los documentos y contiene los que corresponden a la segunda etapa o edad. Son erróneamente denominados Centrales y siguen siendo archivosadministrativos, no son de consulta frecuente. Evalúa los documentos, planifica y efectúa la selección documental. Emite pautas de normalización en los archivos que de él depende. Reúne la información de los documentos de las dos primeras edades y la pone a disposición de todo el sistema de archivos. Lo esencial del archivo intermedio es que exista un equipo de profesionales, aunque carezca degrandes salas de depósitos, los documentos deben expurgarse y descartarse en los archivos centrales y sectoriales, con la única condición de que el archivo Intermedio sea quien establezca las reglas de estas operaciones.
c CASILLEROS Mueble con divisiones para clasificar o guardar papele u otros.
CLASIFICACION Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructuraorgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.
CONSERVACION Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
CRONOLOGICO Listado consecutivo defechas
D DOCUMENTACION Es el documento entendido en su sentido amplio y recogidos de manera arbitraria por su contenido y clasificados tambien por materias, sin tener en cuenta su origen. Asi un centro de documentacion puede integrar documentos sobre soportes muy variados, y tanto de caracter original como reproducciones.
DOCUMENTO Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en elejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental. elemento indivisible que...