Vocabulario archivistico

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: regula la función archivística en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental, resguarda los documentos, expediente y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada, organizada a disposición dela entidad.

CASILLEROS: mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros.

CLASIFICACIÓN: fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, serie y/o asunto)

CONSERVACIÓN: conjunto de mediadas preventivas o correctivasadoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CRONOLÓGICO: tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

DOCUMENTACIÓN: departamento de una empresa donde se guardan documentos y obras de consulta. Constituido por biblioteca, fototeca y archivo. // es la ciencia del procesamiento de la información.

DOCUMENTO:información registrada cualquiera que fuera su forma o el medio utilizado.

EPISTOLAR: Cartas o escritos que van dirigidas a determinadas personas.

ESTRUCTURA FUNCIONAL: La organización funcional determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización funcional no cumple con el principio de unidad de mando.EXPEDIENTE: unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

FACSÍMIL: reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

FILATELIA: afición a los sellos de correo y conocimiento de ellos.

FLUJO: gran afluencia dedocumentos.

FLUJOGRAMA: el flujograma o diagrama de flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

FOLIACIÓN: numeración no interrumpida de una serie o documentos que constan en más de un cuaderno, tomo o volumen.

FOLIO: hoja.

FRANQUEADORA: máquina o dispositivo que estampan signos distintivos tales como sellospostales o cualquier forma autorizada por una marca determinada. Estos franqueos pueden ser sellos postales impresos, estampados o grabados, además de otro tipo de impresiones, como etiquetas, códigos, firmas, textos escritos, logotipos, etc. Sin embargo, para cada tipo de mensaje se utiliza un franqueo determinado, no pudiendo emplearse de forma aleatoria o caprichosa.

FRANQUICIA: Lafranquicia es la práctica de utilizar el modelo de negocios de otra persona.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MINUTA: es el documento que seconfecciona como comprobante de alguna actividad interna de la empresa, generalmente cuando no tiene otro tipo de documento que la respalde.

ORIGINAL: escrito que no tiene repetición, copia o imitación de otro.

RADICACIÓN: procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivos las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío,con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

REGISTRAR: Apuntar o anotar una cosa o un nombre en un registro o en un libro o documento oficial.

PRESCRIPCIÓN: extinción de una responsabilidad por vencer el plazo de su ejecución. // Orden determinada por una autoridad.

PRECLUSIÓN: La preclusión se entiende, en general, como...