Vocabulario Archivistico

MARISOL CAMACHO MOLANO




MAYO 1 DE 2012





ACTIVIDAD 2






VOCABULARIO ARCHIVISTICO





SECCION DOCUMENTAL:
Unidad Administrativa que genera los documentos oinformación registrada de la actividad, que proceden de un fondo o totalidad de documentos que hacen parte de un archivo.



FLUJOGRAMA:
Representa gráficamente situaciones, hechos de todo tipo através de símbolos, haciendo más sencillo el análisis e identificación de un proceso de manera clara y concreta así obteniendo una visión detallada.

FOLIACION:
Numeración de hojas para ubicar demanera puntual un documento, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad archivística y la conservación de la integridad de la unidad documental.
Siendo así elrespaldo técnico y legal de la Gestión Administrativa. Es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, guías, catálogos ect.).

RADICACION:
Procedimiento queconsisten en asignarle un numero a un documento a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envió, esta información es importante que a partir de esemomento la entidad se hace responsable para su debido tramite.
En algunas entidades es colocado un sello con los datos mencionados con un espacio para la firma de la persona que recibió el documento,en otras poseen una base de datos para la recepción de la documentación.

EXPEDIENTE:
Es el conjunto ordenado de los papeles y documentos que han sido creados o recibidos por una oficina quecorresponden a un determinado asunto o negocio, se trata de la herramienta administrativa que reúne la documentación necesaria que sustenta un acto administrativo.

ROTULAR:
Marcar con rótulos,leyendas o inscripciones, las unidades de almacenamiento como cajas, carpetas de archivo, para permitir su ágil ubicación.

TRANSFERENCIA:
Es una medida que controla o permite la transferencia de...