Vocabulario archivistico

Listado de términos
1. Administración Documental: enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación yconservación.
2. Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase de tratamiento archivístico denominada identificación.
3. Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones físicas en losdocumentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
4. Documentación: es el arte de coleccionar, clasificar, y hacer accesibles los documentos de todos los tipos de actividades intelectuales. Es uno de los muchos componentes de la aplicación de la ciencia de la información. La documentación concierne a la adquisición, almacenamiento, recuperación y diseminación yde información documentaria registrada principalmente en forma de informes y de publicaciones.
5. Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.
6. Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente yfuncionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
7. Filatelia: La filatelia es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales.
8. Foliación: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos delarchivo. Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
9. Folio: Es la numeración individual de cada documento. Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentossimilares. Esta numeración individual recibe el nombre de folio.
10. Gestión de documentos: es un programa informático utilizado para rastrear y archivar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados.
11. Original: Documento original es el hecho por la directa voluntad de los autores y conservado en la materia y formas genuinas, bajo las cuales fue primordialmente emitido. Esdecir conserva los caracteres internos en que fue documentado. Ejemplar único.
12. Radicación: Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
13. Registrar: Instrumento de control, normalmente bajo formade volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés.
14. Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de las funciones y competencias propias de personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
Institución encargada de la custodia, control y difusión de determinados fondosdocumentales.
En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En función del ámbito de sus fondos pueden ser nacionales, regionales, provinciales, de distrito o comarcales.
En función de la propiedad de los fondos, pueden ser públicos o privados.
En función del ciclo vital de los documentos, pueden ser...