Word cartas modelo

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miércoles, 20 de septiembre de 2006

Cartas modelo en versión Microsoft Word 2003

Las cartas modelo son de gran utilidad cuando se desea elaborar un gran numero de ellas con un mismo contenidopero dirigidas a diferentes personas.

Para la creación de una carta modelo es necesario:

1. Crear una base de datos
2. Crear una carta maestra
3. combinar los dos archivos para obtenerla carta modelo

La base de datos contiene la información que se desea incluir en cada una de las cartas y es personalizada para cada persona. Esta base de datos se crea en una tabla y se utilizauna columna para cada dato.

Cada dato se conoce también como campos de combinación y estos pueden ser:

• Nombre
• Dirección
• Puesto desempeñado
• Teléfono, etc.

Esta tabladeberás guardarla en un documento independiente y solo contendrá la tabla.

Para la creación de la carta maestra es necesario abrir un archivo nuevo después de capturar la carta se deberá guardarprocurando que sea solo una hoja pues al combinarse si tenemos hojas demás estas también aparecerán.

Creación del documento combinado

Para iniciar la combinación de la base de datos con la cartamaestra realiza los siguientes pasos:

1. Abre el archivo que contiene la carta maestra
2. Activa el menú herramientas
3. Selecciona la opción cartas y correspondencia activa la opciónmostrar la barra de herramientas - combinar correspondencia

1) Configuración del documento principal: Donde elegirás carta
2) Abrir origen de datos: Para indicar la ubicación de la base dedatos
3) Insertar campos combinados: donde deberás colocarte en cada campo, presionar el botón insertar y cerrar la ventana para poder colocarte en la siguiente posición del campo, repetir los mismospasos para cada uno de ellos.

4) Combinar en un documento nuevo: Para finalizar la combinación aparecerá un recuadro que nos indica si queremos combinar todos los registros o solo el actual....
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