Documentos Administrativos

ACTA

Es un documento donde se certifica o se da testimonio escrito de lo que ocurre en una reunión, tiene como finalidad dejar constancia de hechos ocurridos considerados de suma importancia para que formen parte de la memoria de una institución y para dar fe de que el hecho ocurrió.También se llama así al documento privado en que se deja constancia de un hecho o de lo tratado y resuelto enlas reuniones, el obligatorio el Libro de Actas.

PARTES O ELEMENTOS:

1. Introducción o encabezamiento: Se deja constancia de los siguientes datos:
1.1 Número de acta: debe ser correlativo y se le agregan las dos últimas cifras del año que corresponde.
1.2 Nombre del lugar, municipio y departamento.
1.3 Hora, día, mes y año en que se efectúa la reunión: Todo con letras.
1.4 Sede o localdonde se realiza la reunión o donde sucede el hecho.
1.5 Nombres, apellidos y cargo de las personas que intervienen o asistieron. Si son numerosos los participantes, se especifican únicamente los nombres y apellidos; los cargos de las personas que dirigen, y se identifica al resto como un grupo, ya sea de vecinos, padres de familia, etc.

2. Clausulas o cuerpo del Acta: Se escriben con letrasmayúsculas al inicio del renglón. Después del título de la cláusula, se escribe el contenido en forma clara y resumida. Las clausulas deben contener la agenda y orden del día, los acuerdos y resoluciones tomadas. Si queda espacio al terminar el contenido de la cláusula, se completa el renglón con guiones.

3. Cierre o finalización: Para redactar el cierre o finalización de un acta, se redacta dela siguiente manera: “Se finaliza la presente reunión en el mismo lugar y fecha, a las diez horas con treinta minutos, leída y ratificada, firmamos para constancia los que en ello intervenimos”. Es incorrecto iniciar el cierre del acta con palabras “No habiendo……..”.

4. Firmas de quienes intervienen: Después de cerrar el acta, se da lectura a la misma y se invita a los y las participantes de lareunión a firmar. Se escriben los nombres de las personas que intervienen para identificar las firmas aunque estas sean legibles. Si al momento de firmar el acta, una persona se niega definitivamente a hacerlo, se agrega una clausula en donde consten los motivos, para no firmar.

CARACTERÍSTICAS:

 Las actas se registran en un libro debidamente autorizado para ese propósito, por laSupervisión Educativa del Distrito Escolar correspondiente.
 Las actas se escriben en libros con hojas numeradas llamadas folios.

 En toda la redacción de un acta, no se pueden hacer borrones y cuando se consigne un dato equivocado, este debe tacharse con guiones, entrelinearse debiendo escribir la palabra correcta entre diagonales, y testarse al final del acta, al final del cierre y antes de la firmade los comparecientes.

 Si alguno de los comparecientes no está de acuerdo con una de las clausulas o con todo su contenido y si el acta ya se cerró, en los últimos renglones, se escribirá la palabra OTRO SI que significa “además de esto”, aclarando o ampliando la cláusula o la parte no aprobada. Después aparecerán las firmas.

 Un acta se deja sin efecto o se anula, a través de lasuscripción de otra (s) en la cual se explican los motivos para dicha anulación.




CLASES O TIPOS

Existen un diversos tipos de actas dependiendo de lo que se trate la reunion.

De inicio de labores.
De fin de ciclo.
De evaluaciones.
De toma de posesión.
De entrega del cargo.

RECOMENDACIONES

Todas las personas que intervienen en la reunión deben firmar el acta.

Si se va a testarel acta. Se realiza al finalizar la misma, se entrelinea la parte que se va a testar, al finalizar el acta se testa o se entrelinea de la siguiente forma: Entre lineados (se escribe todo lo que se escribió entre líneas), léase Testado: (se escribe todo lo que se testo) Omítase.

Después de estos agregados, firman de nuevo todas las personas participantes.

El esquema o elemento que se...