Introduccion 5 S´s

Evolución del
Programa de las 5’s:
Orden y Limpieza en
Oficinas
Guillermo Campamà
Socio Consultor y Auditor de
EuQuality Networks, S.L.
Octubre - 2006

La sensación de incapacidad de llegar
a cumplir con ritmo que marca el día a
día ya no es patrimonio exclusivo de
maquinistas y operarios. En las
oficinas, cada vez más, los
trabajadores están preocupados por
los problemas de cadadía, por los
«incendios» de última hora, por los
eternos informes pendientes... El
personal asiste a seminarios y lee
libros sobre nuevas técnicas de
organización, gestión... pero le falta
algo que necesitan saber, y muchas
veces se siente confundido. Quizás
incluso haya una sensación de
resignación provocada por la creencia
de que las personas han dado el
máximo de sí mismas y no puedenhacer las cosas mejor. O sí.

Introducción
Desarrollar una comprensión integrada y establecer prioridades son procesos
importantes dentro de nuestro trabajo. Sin embargo, se plantea una pregunta
fundamental: ¿hemos dedicado el tiempo suficiente a averiguar qué es lo que ocurre
realmente en la empresa? Si no es así, dediquemos un tiempo a examinar algunas
cosas típicas que suceden en unaoficina:
•
•

En determinado lugar, vemos que un trabajador lleva en las manos varios
archivadores muy pesados.
En otro lugar, vemos personas que trabajan frenéticamente para acabar unos
presupuestos, después de descubrir que los que habían elaborado no se
ajustan a los requisitos del cliente. Vemos también a personas que esperan
que una fotocopiadora se ponga a funcionar o que se lesentregue folios para
cargarla y seguir fotocopiando...

Cuando comprobamos la forma en que la gente trabaja, descubrimos que quizás
estén trabajando porque hay encargos sobre los cuales trabajar, pero no siguen
determinados procedimientos o prácticas que se hayan establecido previamente.
Planteémonos las siguientes preguntas:
•

¿Cuántas de estas actividades son absolutamente necesarias paranuestras
operaciones diarias?

•
•

¿Cuántas de estas actividades están añadiendo valor al trabajo, en vez de
coste?
¿Cuántas de estas actividades están relacionadas con cosas que el cliente ve
y que le preocupan?

Si en una primera reflexión ya intuimos estamos desperdiciando recursos, que
podríamos mejorar en algo nuestra actividad diaria, deberíamos realizarnos más
preguntas:
•
••
•

¿Qué estamos haciendo efectivamente para reducir este desperdicio?
¿Qué parte de nuestro tiempo está dedicado a eliminar este desperdicio?
¿Sabemos realmente qué porcentaje de este desperdicio puede eliminarse?
¿Sabemos realmente cuánto ahorro de dinero se puede conseguir con estos
esfuerzos?

La mayoría de nosotros no puede contestar estas preguntas. Debemos recordar una
cosa:gran parte de nuestro trabajo exige una intervención inmediata. La urgencia de
estos asuntos puede impedirnos analizar y planificar nuestro trabajo. Tenemos la
sensación de haber logrado más cosas cuando dedicamos tiempo al trabajo urgente
y quedamos exhaustos. Sin embargo, ¿es ésta en realidad una forma productiva de
utilizar nuestro tiempo?

Acostumbramos a pensar que el tiempo es algo
queañade valor. Por el contrario, deberíamos
considerar que el tiempo es algo que erosiona
el valor cuando se malgasta.

El Desperdicio
Desperdicio es “todo aquello que no añade valor a nuestra actividad”. Por
desgracia, en nuestro entorno laboral existe demasiado desperdicio. Hablamos
constantemente de las dificultades que hay para trabajar eficazmente, pero
tendemos a ignorar el desperdicioque nos rodea y a pasar por alto las
oportunidades para mejorar la situación.

Acostumbramos a pensar que el tiempo es algo que añade valor. La experiencia en
nuestro puesto de trabajo, por ejemplo, es considerada como una función del tiempo
que se basa en las experiencias acumuladas o en las horas dedicadas a realizar
tareas concretas. Por el contrario, deberíamos considerar que el...