Motivacion administrativa

Introducción
Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de ella.
Toda institución debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice losprocesos a nivel interno para que se promueva la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.
Definición del concepto de comunicación
La comunicación es un proceso por el que los individuos interaccionan entre sí, mediante símbolos querepresentan información, ideas, actitudes y emociones con el fin de influirse mutuamente.
Hoy está teóricamente asumido que la comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es "la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: la de ser un sistema" (Katz y Khan,1986), "el cemento que mantiene unidas las unidades de laorganización" (Lucas Marin, 1997), pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organización sino que es un recurso, un activo que hay que gestionar.
Sea como sea, el mensaje o los mensajes se transmiten siempre de la misma manera, basándose en los mismos elementos del proceso los cuales son (Ver fig. 1):
• El emisor: Elemento quegenera la información y dirige todo su proceso.
• El canal: por donde discurre la información.
• El código usado para la transmisión: palabras o expresiones corporales comprendidas inicialmente de la misma manera por todos los usuarios.
• El receptor: Elemento que recibe la información e intenta comprender su significado.

Comunicación efectiva
Se puede considerar que una comunicación esefectiva cuando existe coherencia entre el lenguaje corporal y el verbal escogiendo el momento, las palabras y la actitud apropiada.
El mensaje que se desea comunicar ha de llegar a la persona o grupos considerados apropiados para recibirlos y seguidamente se produzca el cambio de conducta esperado en el receptor.
La comunicación facilita la especialización, diferenciación y maduración delindividuo y este usa su sistema comunicativo para:
• Recibir y transmitir mensajes y obtener información.
• Operar con la información existente a fin de deducir nuevas conclusiones que no habían sido directamente percibidas, y para reconstruir y anticipar hechos futuros.
• Iniciar y modificar procesos fisiológicos dentro de su cuerpo.
• Influir y dirigir a otras personas y acontecimientosexternos.

Los principales requisitos de la comunicación efectiva son los siguientes:
• Claridad: La comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida.
• Integridad: La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperaciónnecesaria para la realización de objetivos.
• Aprovechamiento de la organización informal: La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información formal.
• Equilibrio: Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.
• Moderación: La comunicación ha de ser laestrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.
• Difusión: Preferentemente toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo innecesario.
• Evaluación: Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse...