organizacion y sistema

TALLER ORGANIZACIÓN Y SISTEMA
OBJETIVOS DE MEJORA
A.- Incrementar el nivel de resultados del Serviciom
• Realizar un estudio sobre la gestión actual del Servicio, estableciendo indicadores que nos ayuden a una evaluación continuada de los resultados obtenidos.
• Elaborar una Carta de Servicios que suponga un auténtico compromiso con los usuarios.
• Establecer los mecanismos necesarios paraque los usuarios tengan el mejor acceso posible a los servicios que prestamos.
B.- Mejorar el nivel de satisfacción de los usuarios
• Realizar encuestas para detectar el nivel de satisfacción de los usuarios y actuar sobre los puntos débiles detectados.
• Establecer un buzón de sugerencias.
• Establecer mecanismos de información previa sobre temas de interés para los usuarios.
• Mejorar lapágina WEB del Servicio, que sirva de portal de comunicación electrónica con los usuarios.
• Establecer una señalización de los puestos de trabajo identificando al personal para mejorar la atención personalizada al usuario.
C.- Establecer la gestión por procesos
• Elaborar un mapa de procesos y desarrollo de los mismos
• Normalizar los impresos y demás documentos de gestión.
• Mejorar lacoordinación con otros Servicios y Departamentos.
• Favorecer el acceso de los usuarios a la documentación necesaria en los distintos procesos, preferentemente por vía electrónica.
• Proponer mejoras de la Aplicación Universitas XXI
D.- Mejorar la satisfacción del personal que trabaja en el Servicio
• Modificar la distribución del espacio físico, para favorecer la concentración en el trabajo de losdistintos negociados.
• Establecer una dinámica de trabajo en grupo.
• Determinar con claridad las funciones de los distintos puestos de trabajo.
• Establecer mecanismos de detección del grado de satisfacción del personal (sistema de quejas y sugerencias interno, encuestas de satisfacción…).
INFORME
Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su propia iniciativay creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cuál sea su objetivo.
A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten laejecución de las tareas.
Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.
Dentro de algunos de losobjetivos de la Simplificación del trabajo a nivel organizacional se encuentran los siguientes:
- Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física.
- Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelacióno tabulación del trabajo.
- Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.
- Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.
- Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó eliminación de formas impresas.
- Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducirdesplazamientos y tiempos innecesarios.
- Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.
- Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.
- Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.
- Renovación del interés del empleado...