Universitario

El uso de las tablas dinámicas en Excel

1 Introducción

¿No has sentido nunca la necesidad de manejar y analizar grandes cantidades de datos y no sabes cómo? Las tablas dinámicas de Excel son una de las herramientas más potentes de Excel para ello. En este curso te enseñamos todos los trucos.
Podrás girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, ymostrar todos los detalles de tus áreas de interés.
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1.1 ¿Cuándo conviene utilizar un informe de tabla dinámica?

Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de números para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada número. En el informe que mostramos, puedes ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en lacelda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con los totales generales. Puesto que los informes de tabla dinámica son interactivos, puede cambiar la presentación de los datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes, como recuentos o promedios.

1.2 ¿Cómo se organizan los datos?

Cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabladinámica que resume varias filas de información: En nuestro ejemplo, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un sólo elemento Golf.
Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Deportecontiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3.
¿Te resulta complicado? No te preocupes. Poco a poco iremos descubriendo el secreto.

2 Creación de un informe de tablas dinámicas

Selecciona la opción Datos | Informes de tablas y gráficos dinámicos en tu Libro Excel. Con ello se abre un asistente que nos va guiando paso a paso en la creación del informe.

2.1 Fuentes de datos

El primerpaso es elegir desde dónde obtenemos los datos. Hay varias opciones:
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2.1.1 Lista o base de datos de Microsoft Excel.
A partir de una lista o base de datos de Excel crea tu propio informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Es importante que la primera fila tenga un nombre descriptivo (nombre de campo) para poder identificarlo posteriormente.
2.1.2 Origen de datos externo.
Crea elinforme o gráfico a partir de datos almacenados en un archivo o una base de datos externa al libro actual de Microsoft Excel. Esto nos permite trabajar con mas de 65536 registros, que es el máximo permitido por Excel en una única hoja. Con esta opción podemos acceder a ficheros dBase, y a bases de Datos Access, Oracle, Interbase, etc.
2.1.3 Varios rangos de consolidación.
Crea un informe de tabladinámica o de gráfico dinámico a partir de varios rangos (grupos de datos) de una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
2.1.4 Otro informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.
Puedes crear un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico a partir de otro informe de tabla dinámica del mismo libro. De esta forma se optimiza el uso de la memoria cuando quieres trabajar sobre datos yaprocesados antes en otro informe.

2.2 Tipos de informes a crear

Tienes a tu disposición dos tipos de informes a crear: un informe o un gráfico dinámico. Estas opciones se seleccionan en la parte inferior del asistente dentro del primer paso (Observa la figura anterior).

3 Creación de un informe a partir de una lista o base de datos Excel

Lo primero que te pide el asistente es el rango de datosdel cual queremos obtener el informe de tablas dinámicas.
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Por defecto selecciona el área de datos de la hoja que esté activa en ese momento. Puedes cambiarla con el botón [pic], o incluso seleccionar otro libro donde se encuentren los datos con el botón Examinar.

4 Diseño del informe

Finalmente, debes indicar dónde quieres crear el informe. Por defecto se crea en una hoja de...