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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS PERIFÉRICOS
DE LA CANCILLERÍA
Introducción
1. Conceptos previos
1.1 De la naturaleza archivística
1.2 De las funciones
1.3 De los materiales
2. Proceso de Acopio:
2.1 De la recepción
2.2 De la identificación
2.3 De la custodia
3. Proceso de Organización
3.1 De la organización
3.2 De la clasificación
3.3 Del ordenamiento
3.4 De la signaturade las unidades de instalación
3.4.1 Fólderes (File)
3.4.2 Cajas
3.4.3 Archivadores de palanca
3.4.4 Carpetas colgantes
4. Proceso de Descripción
4.1 De la codificación de series
4.2 De la codificación de unidades productoras
4.3 De la Base de Datos de Archivos Periféricos (IDAP)
5. Proceso de Valoración
5.1 De los indicadores de valoración
5.2 De la depuración
5.3 De la valoración
5.4De las transferencias
6. Proceso de Conservación
6.1 De las rutinas de conservación
6.2 De las medidas preventivas
7. Proceso de Servicio
7.1 De las características del servicio
7.2 De la atención al usuario
7.3 De las modalidades de servicio
ANEXOS:
1: Reglamento para el Servicio de los Archivos del MRE
2: Cuadro de Clasificación Funcional de Documentos
3: Formato Nº 1: Cuadro decódigos
4: Formato Nº 2: Inventario de Transferencia de documentos
5: Glosario de términos
Introducción
El Manual de Procedimientos de los Archivos Periféricos del Ministerio de Relaciones Exteriores es un instrumento que orienta y estandariza el trabajo que se lleva a efecto en cada uno de los archivos. A la vez es un elemento de comunicación entre los archiveros que aplican cada uno de losprocesos que se desarrollan en ese nivel de archivo y los propios usuarios.
La descripción de los procesos que aquí se especifican es el producto del trabajo del diario quehacer de los archivos del Ministerio. A ellos se le ha agregado 10 cuadros desarrollados en plantillas normalizadas con 14 ítem donde se detalla la información de cada procedimiento, además de los flujogramas donde quedanesquematizados.
Para complementar el Manual, lleva como anexos los siguientes documentos:
El Reglamento para el Servicio de los Archivos del MRREE
El Cuadro de Clasificación Funcional de Documento.
El Cuadro de Códigos
El Inventario de Transferencia
Dirección de Archivo General y Documentación
Lima, noviembre del 2005
1. Conceptos previos
1.1 De la naturaleza archivística
Artículo 1° El Sistemade Gestión de Archivos Periféricos, nace como una medida técnica operativa eficaz para enfrentar la creciente demanda de la administración de la Cancillería por solucionar el problema del manejo de sus documentos a todo nivel de su estructura orgánica.
Artículo 2° Consiste en la aplicación de la teoría archivística a través de la agrupación de archivos de gestión en unidades de laborarchivística denominadas Archivos Periféricos (AP) cuya acción es descentralizada pero sujeta a una unidad de dirección técnica que permite atender estratégicamente las demandas de la administración desde el propio lugar donde se gesta la documentación
Artículo 3° Los AP son unidades administradoras de documentación de varias oficinas ofreciéndoles: custodia, selección y servicio desde el nivel de gestión alhistórico, traduciendo la labor del profesional archivero a la de apoyo a los funcionarios en soluciones prácticas y eficaces en materia de archivos.
Artículo 4° El SGA de AP tiene por finalidad garantizar el adecuado tratamiento de la documentación en el lugar mismo donde se produce es decir, en las propias oficinas, cumpliendo un doble cometido: agilizar el flujo de los documentos cuando seusan para la toma de decisiones y
prepararlos para su correcta transferencia al Archivo Central, evitando pérdidas irreparables de la integridad del fondo documental.
Artículo 5° El modelo de AP empleado en el Ministerio de Relaciones Exteriores (MRE) no es una adaptación tomada del extranjero, sino una idea propia con características especiales formado en la Cancillería en base a sus...