Access 2007

Microsoft Access 2007

Pere Manel Verdugo Zamora

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Pere Manel Verdugo Zamora

Introducción a Microsoft Access ¿Qué es Access?
Microsoft Access es un sistema de gestor de base de datos relacionales para Windows. Es decir, un software que funciona bajo Windows y aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por objeto lagestión de datos estructurados, con el fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema. Por ejemplo, si su empresa se dedica a la venta de artículos de alimentación, con Access usted podrá organizar toda la información relativa a artículos, clientes, proveedores, facturas a cobrar y a pagar, datos de contabilidad, datos fiscales, control de stocks, etc. Una vezque usted organice e incorpore toda la información a una base de datos Access, podrá operar cómodamente para conocer en todo momento el estado de su negocio al instante y sin errores. Access le proporciona herramientas que le permitirán hacer consultas para obtener exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un informe simple, o una tabla con apartados e informaciónagrupada o clasificada por distintos conceptos. Usted sólo tendrá que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al sistema, por ejemplo cada vez que se efectúa un pedido, o cada vez que un cliente paga una cuenta pendiente. Y todo ello dentro del entorno gráfico de Microsoft Windows, que usted ya conoce y con el que se encuentra familiarizado.

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Un conjunto de campos hacen un registro y un conjunto de registros hacen una Tabla.

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Tipos de objetos

Una tabla es la unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos relacional que contiene normalmente una determinada categoría de cosas, como por ejemplo, empleados, clientes,etc. La utilidad de la Consulta radica en poder seleccionar todos los registros de una base de datos que cumplan unas determinadas condiciones por nosotros mismos. Los Formularios son muy útiles a la hora de introducir o mostrar los datos de un registro determinado de modo que la información perteneciente a este registro se vea de forma clara y sencilla. Un informe se utiliza para presentar en unahoja impresa los datos relativos a un conjunto de registros. Son objetos de Microsoft Access que le permitirán publicar sus datos de tablas o consultas como páginas Web, para que una vez situadas en un servidor de acceso a Internet, puedan ser consultadas. Son objetos de Microsoft Access construidos a partir de instrucciones simples. Con las macros se podrán ejecutar una serie de operacioneshabituales pulsando una simple tecla. Esto le permitirá ahorrar tiempo en la ejecución de operaciones repetitivas. Por ejemplo, una macro que abra la base de datos Empresa, abre el informe de los clientes que no hayan realizado un pedido en el último mes y realice un mailing a dichos clientes ofertando nuevos productos. Los módulos son parte de un programa realizado en lenguaje Visual Basic. Es unafunción compleja que requiere amplios conocimientos de programación pero que permite personalizar la base de datos y realizar operaciones avanzadas.

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Tipos de campos en una tabla
Texto: Puede contener hasta 255 caracteres, aunque el tamaño predeterminado es de 50, pero se puede modificar en él cuadro tamaño del campo. Almacenagrandes cantidades de texto, hasta 64.000 caracteres. Se suele utilizar para descripciones, evaluaciones, datos medios, historiales, etc. Almacena datos numéricos distintos a moneda. Las fracciones admiten decimales y se insertan valores negativos con signo menos entre paréntesis. Para números con los que ni se realicen cálculos, como teléfono o códigos postales, conviene emplear el tipo texto. La...