Access

[i]1 – Introducción
Concepto de Base de Datos.
Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.

Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, dirección, teléfono, etc.),referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar ésta información se necesitaría crear la base de datos "Agenda". Otro ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de películas, clientes, distribuidoras, géneros...) con lo cual, mediante un programa específico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos,tendríamos que crear una base de datos "video club". Otro ejemplo mas de base de datos sería la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc...La base de datos bien la podríamos llamar "Academia".

A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y columnas quealberga información o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (código, nombre, dirección, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sería en éste caso la tabla de clientes. En cada fila tendríamos todos los datos de cada cliente, tendríamos lo que en términos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cadacolumna tendríamos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato.

Sin embargo, una base de datos (toda la información y elementos de gestión de esa información referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artículos, familias,descuentos) así como otros elementos que permiten trabajar cómodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, módulos, macros... Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.

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El Programa: Microsoft Access 2007.
Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases dedatos que normalmente junto al procesador de textos Word, y a la hoja de cálculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina denominado Microsoft Office Profesional 2007. Se caracteriza por los siguientes aspectos:

• Facilidad de uso, ofreciendo métodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de forma directa.
• Capacidad para almacenar grandesvolúmenes de información y consultar en cualquier momento la que interese.
• Numerosas herramientas visuales de diseño que permiten realizar de forma sencilla Formularios para visualizar y editar datos en pantalla.
• El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad.
• El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales.
• Disponede Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas más habituales. Proporcionando además ayuda en todo momento.
• Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como pueden ser dBase o Paradox.
• Gracias a la tecnología OLE se pueden incorporar gráficos y otros tipos de información (sonidos, animaciones...) a una base de datos deAccess.
• Permite importar (traer) de forma sencilla información con estructura de tabla de datos proveniente de Excel o Word, así como exportar (llevar) información hacia cualquiera de éstos dos programas de su "misma familia".
Si se ha estudiado un programa procesador de textos como por ejemplo Microsoft Word, sabremos que con dicho programa, la información que se gestiona (textos...