ACTIVIDAD 2 ALEXANDRA MARGARITA BARBOSA TAFUR

ALEXANDRA MARGAR I TA
BARBOSA TAFUR
Ciclo Vital y Tablas de Retención Documental

1. ¿CÓMO DEBE DE COMENZAR A ORGANIZAR EL
ARCHIVO ARNULFO?

Hacer un archivo organizado que conserve
los documentosque se va produciendo
diariamente en la empresa
 Realizar series documentales para impedir
que se disperse o se elimine la
documentación
 Elaborar ficheros, bases de datos
 Servicio de consultaadministrativa
 Preparación de las transferencias al Archivo
Central
 Cumplir y hacer cumplir las normas y
directrices del archivo general


2.¿CUÁLES SON LAS CAUSAS QUE
ORIGINARON ESTA SITUACIÓN?
La falta de una persona responsable y
capacitada que se encargara de todas las
tareas relacionadas con su gestión, que
llevara a cabo las labores de su trabajo y de
un espacio adecuado para llevar acabo la
instalación y conservación del archivo

3. ¿DEBE APLICAR EL CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO Y COMO GESTIONARLO?
Claro que si, se deben aplicar los procesos y
ciclos de vida de gestión documentalArchivo de gestión
Archivo Central
Archivo historico


CICLO VITAL DE L DOCUMENTO

4. ARNULFO ENCUENTRA EN LOS
FONDOS ACUMULADOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO. ¿CÓMO DEBE SER
 FONDO
SECCIONSUBSECCION
ARCHIVADO
ESOS DOCUMENTOS?
SERIE
SUBSERIE
UNIDAD
DOCUMENTAL
 De manera simultánea a un archivo físico se
le debe dar asignación dentro del archivo
teniendo en cuenta las características conque cuenta la documentación y si se cuenta
con los medios tecnológicos para consulta
por parte del personal autorizado para
exposición de esta información.

5. ¿CÓMO

DEBE APLICAR LAS TRD PARA
UN FÁCILACCESO A LA INFORMACIÓN?
Implementar el acuerdo 039 de 2002 que
regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las TRD
 En las siguientes etapas
 Investigación preliminar sobre lainstitución y
las fuentes documentales
 Análisis e interpretación de la información
recolectada
 Elaboración y presentación de las TRD para su
aprobación
 Aplicación
 Seguimiento y actualización de...