Actos protocolares

INTRODUCCION
Las instituciones sobre todo las públicas deben tener un cuidado especial en las ceremonias y actos que organice, sobre todo aquellas que cuenten con la presencia de funcionarios de la institución; para ello requiere que estas ceremonias deben ser diseñadas, programadas, planificadas, ejecutadas y posteriormente evaluadas.
Los eventos son actividades que como su nombre lo indicaeventuales y que pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser preocupación de la Oficina General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades y brindar la misma calidad de atención en cualquier circunstancia, para ello el apoyo del más alto nivel de la institución es primordial a fin de facilitar la toma de decisiones.

A.  SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA.
Según laentidad que organice la ceremonia o acto protocolar se deberán tener las siguientes consideraciones:
1. Ceremonias o actos oficiales organizados en su totalidad por la Oficina de Comunicaciones de la institución con el apoyo de otras áreas de la institución y otras dependencias.
Estas ceremonias son de tipo institucional como por ejemplo el Aniversario de la empresa, transferencia de cargo dela alta dirección, inauguración de obras de alcance institucional, reconocimientos y homenajes.
El diseño y planificación de la Ceremonia o Sesión Solemne en las que el Titular del Sector participe, será responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de Imagen Institucional.
2. Ceremonias o actos oficiales realizados en los órganos descentralizados o desconcentrados.
En el caso de los actos que serealizan en los organismos descentralizados y desconcentrados y en los cuales debe estar presente el Gerente General, su diseño, planificación, monitoreo y evaluación estará a cargo de la Dirección Ejecutiva de Imagen Institucional de la empresa y su ejecución a cargo de la entidad.
3. Ceremonias o actos oficiales realizados por los órganos descentralizados o  desconcentrados.
Su organizaciónes de responsabilidad de la Institución, Dirección o unidad directamente beneficiada con sus Oficinas de Comunicaciones, quienes deberán asegurar se cumpla con las políticas de imagen institucional y de protocolo de la empresa. Las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas.
4. Ceremonias o actos académicos realizados por entidades, instituciones oempresas externas a la empresa (organismos o agencias cooperantes, ONG's, colegios profesionales, empresas privadas u otras).
En el caso de los Aniversarios Institucionales y otras ceremonias de los organismos o instituciones no dependientes de la empresa, donde invitan a presidir al Titular del Sector, la coordinación estará a cargo de la Oficina Ejecutiva de Imagen Institucional de la misma, queasegurará que la actividad se desarrolle en los estándares de calidad requeridos para la ocasión. Siendo responsabilidad de quien genera la invitación brindar las facilidades para la coordinación de las actividades.
B. ACCIONES DE PROTOCOLO.
1. INVITACIONES.
La invitación puede hacerse a través de:
- Tarjetas: deben contener los datos básicos: quien invita, a quien, a qué, cuándo y dónde. Elagradecimiento por la asistencia y los teléfonos para las confirmaciones. Deben ser enviadas por lo menos 15 días como mínimo antes del acto.
- Oficios: Así se envíen tarjetas, los oficios son necesarios cuando se trata de altas personalidades, a quien se debe sustentar la importancia de la ceremonia.
- Conformaciones: es necesario asignar a alguien, pero es siempre una labor de equipo.Fundamenta para las precedencias, es aconsejable no buscar confirmaciones de todos los invitados, sino principalmente de aquellos que ocuparán lugares importantes.
- Directorio y actualizaciones: es muy importante contar con un directorio en permanente actualización para que sirva de insumo antes que se empiece a elaborar los sobres y tarjetas.

b. A LATOS REPRESENTANTES DEL SECTOR EMPRESARIAL....