Acuerdos de servicio

ACUERDO DE SERVICIO PROVEEDORES
A continuación se definen las condiciones para la prestación del servicio.
Una vez efectuada la venta al cliente a través de las oficinas (Virtual o Feria) la información debe ser reportada así.
A. TIEMPOS DE LAS REQUISICIONES EN CADA AREA

1. Reporte diario de ventas: 1 día (día de la venta)
* Cada Facturador debe efectuar la facturainmediatamente se realice la venta y el cliente vaya a cancelar
* Digitaciones de proveedores directamente en la feria (Con quienes se defina este procedimiento): Las ventas diarias de feria deben ser reportadas a diario con el total al final del día a “Jhon Fredy” para su respectiva revisión
* Archivos de ventas de las oficinas virtuales Bogotá y Nacional deben ser reportadas al finalizar eldía a la Coordinación Nacional de Virtual para su respectiva revisión

2. Revisión de la información digitada 1 día (Segundo día después de la venta)
* “Jhon Fredy recibe la información y debe compararla contra los físicos de facturas elaboradas a los clientes para cada uno de los proveedores que realizan la digitación
* La Coordinación Nacional de virtuales revisa los archivos deventas de los diferentes puntos a nivel Nacional

3. Reporte a Compras de ventas diarias: 1 día (al tercer día de efectuada la venta)
* Una vez revisada la información por “Jhon Fredy” y la Coordinación Nacional de Virtual debe ser enviado el archivo y los físicos máximo al siguiente día de recibido el archivo por Proveedor o por oficinas a nivel Nacional al área de Compras al Auxiliarde Compras con copia a la Dirección de Compras (LOS FISICOS NO SE RECIBEN EN COMPRAS)

4. Reporte y envío de Ordenes de Compra: 3 días (entre el cuarto y sexto día de efectuada la venta)
* El área de Compras debe enviar al proveedor el reporte de órdenes de Compra para su respectivo despacho (proveedores que no entregan directamente en Feria, compras a través de virtual y encargos)* El área de Compras debe enviar el reporte de órdenes de compra al Almacén para su respectivo despacho (aplica para proveedores que efectúan entrega a través de nuestro Almacén
* Compras siempre entrega Original de O.C. al almacén

5. Recibo y revisión de las Ordenes de Compra: 1 día (el séptimo día después de la venta)
* El Proveedor recibe y revisa las órdenes de Comprapara alistar los despachos
* El Almacén recibe y revisa las órdenes de compra para alistar los despachos

6. Efectuar despacho de Productos: 3 días (entre el octavo y décimo día de efectuada la venta, máximo el tiempo establecido entre el proveedor y la Compañía)
ESTO OPERARIA EN CONDICIONES NORMALES, ES DECIR CUMPLIENDO COMPROMISOS DE PAGO ESTABLECIDOS CON LOS PROVEEDORES

*El Proveedor y el Almacén DMG deben efectuar el envío del producto dentro de los días estipulados de acuerdo a la línea de compra para evitar insatisfacción en los clientes

7. Recepción y revisión de cumplidos: 1 día (el onceavo día de efectuada la venta)
* El proveedor debe actualizar la base de entregas con los despachos efectivos con la evidencia de entrega (guía o orden de retiro,etc, firmada por el cliente) y enviarlo a la Dirección de Logística de DMG

8. Generación de informes: 1 día (el día doce luego de efectuada la venta)
* El Almacén debe elaborar reportes de despachos sobre la base destinada para información de las áreas involucradas, Servicio al Cliente, Comercializadora Virtual, Compras, etc.

9. Generación de Facturas: 1 día ( el día treceluego de efectuada la venta)
* El proveedor debe elaborar las facturas con sus respectivos soportes para ser enviados al Almacén DMG para su respectiva revisión y aprobación

10. Recepción y revisión de cumplidos: 1 día (el día catorce luego de efectuada la venta)
* El Almacén DMG recibe por parte del Proveedor las facturas con los soportes de recibido o cumplidos de entregas...