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Base para informe practicas
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen deinformación lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
Las oportunidades de la gestióndocumental para las empresas son múltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimización yorganización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo un mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría del alojamientode sus recursos y de los servicios ofrecidos.
Este "círculo virtuoso" lleva a una mayor satisfacción y consecuente retención de los clientes.
Ventajas
Gestión y control efectivo: sencillez, rapidezy ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación dedesplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...
Uso racional de los recursos La gestión documental facilitaque la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados,fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad,garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes,...