Administacion documental

Podemos concluir que la administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con elpropósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su uso; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por unindividuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.
Durante mucho tiempo la administración documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores,archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y/o casilleros en que se guardan los documentos de papel los ficheros quepermiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación, también podemos decir que los archivos son importantespara la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos sonpotencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Por lo tanto en este proceso también se debe tener en cuenta la tabla de retención documental que son un listado de series, con suscorrespondientes sub-series y tipos documentales, a las cuales se le asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. De esta manera los beneficios que obtenemos en estatabla es que se obtienen con la eficiente aplicación desde dos puntos de vista: administrativos y archivísticos.
Entonces podemos afirmar que la esencia de la administración documental son losdocumentos.
Y que todo documento comprende un CONTEXTO, un CONTENIDO y una ESTRUCTURA suficientes para proporcionar evidencia de una actividad. De aquí se deriva una de las funciones más importantes de un...