ADMINISTRACI N DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO


ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
 
La administración de comunicaciones del proyecto incluyen los procesos requeridos para asegurar la generación, colección, diseminación, almacenaje y ultima disposición de la información del proyecto de manera oportuna y apropiada. Provee las relaciones criticas entre personas, ideas, e información que son necesarias para el éxito. Todas laspersonas involucradas en el proyecto deben estar preparadas para transmitir y recibir comunicaciones en el “lenguaje” del proyecto y deben de comprender como las comunicaciones en las que están involucradas como individuos afectan el proyecto como un todo. La Figura 10-1 provee una vista general de los siguientes procesos generales:
10.1  Planeación de las Comunicaciones - determina las necesidadesde información y comunicación de los partidos interesados: quien necesita que información, cuando la van a necesitar, y como se les será entregada.
10.2  Distribución de la información – Es hacer que la información necesitada este disponible para los partidos interesados de manera oportuna.
10.3  Reportes de desempeño – Es colectar y diseminar información de desempeño. Esto incluye reporte destatus, medición de avance, y pronósticos.
10.4  Cierre administrativo – Es generar, recoger, y diseminar información para formalizar la fase de terminación del proyecto.
     Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos de otras áreas de conocimiento también. Cada proceso puede involucrar esfuerzo de uno o más individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto.Cada proceso ocurre por los menos una vez en cada fase del proyecto.
    Aunque los procesos aquí se presentan como elementos discretos con interfases claramente definidas, en la practica estas se pueden traslapar e interactuar de maneras que no se detallan aquí.
Las interacciones de proceso se discuten en detalle en el Capítulo 3.
 
    Las habilidades administrativas generales de lascomunicaciones (discutidas en la Sección 2.4.2.) están relacionadas a, pero no son lo mismo que, la administración de las comunicaciones del proyecto. Las comunicaciones son una materia más amplia e involucran un cuerpo sustancial de conocimiento que no es único al contexto del proyecto. Por ejemplo:
 
Modelos de transmisor – receptor – ciclos de retroalimentación, barreras a las comunicaciones, etc.
Seleccióndel medio – cuando comunicarse en escrito vs. cuando comunicarse de manera oral, cuando escribir un memo informal vs. cuando escribir un reporte formal, etc.
Estilo de escritura – voz pasiva vs. voz activa, estructura de la oración, preferencia de palabras, etc.
Técnicas de presentación – lenguaje corporal, diseño de ayudas visuales, etc.
Técnicas de reuniones administrativas – preparación de unaagenda, manejo de conflictos, etc.

Planeación de las Comunicaciones
La planeación de las comunicaciones involucra determinar las necesidades de información y comunicaciones de los partidos interesados: quien necesita que información, cuando la van a necesitar, y como se les será entregada. Mientras que todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información del proyecto, lasnecesidades de información y los métodos de distribución pueden variar. La identificación de las necesidades de información de los partidos interesados y la determinación de un medio apropiado de cumplir con esas necesidades es un factor importante para el éxito del proyecto.
    En la mayoría de los proyectos, la mayor parte de la plantación de las comunicaciones es realizada como una de las fases mástempranas del proyecto.  Sin embargo, los resultados de este proceso deben ser repasados de manera periódica a través del proyecto y revisados en la medida que sea necesaria para asegurar su aplicabilidad continuada.
    La planeación de la comunicación esta muchas veces íntimamente ligada con la planeación organizacional (descrita en la Sección 9.1) ya que la estructura organizacional del...