ADMINISTRACI N DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA FORMACIÓN VIRTUAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 3

ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

ZULMA HELENA BERNAL PINTO

TUTOR
KAREN PATRICIA DE LASSALAS CARRILLO

Bogotá, 31 de octubre de 2014

A. IMPORTANCIA DE LAS PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Vemos en el video una manera clara y sencilla de administrar las comunicacionesoficiales en las entidades públicas y privadas, según el acuerdo 060 Art. 3: Unidades de
Correspondencia, donde la Universidad del Cauca tiene destinada para esta actividad una
oficina exclusiva paraprestar este servicio.
Encontramos una organización para su funcionamiento como son sus patrones de
secuencia y un horario.
Una vez la empresa recibe un documento, este debe tener la debida gestióndocumental,
el video nos hace mención de los siguientes:
1. La comunicación debe contener un código que indique la dependencia,
acompañado de una serie, una subserie y un número de consecutivo.
2.También debe estar a la vista la fecha del documento, el destinatario y el asunto.
3. El cuerpo de la comunicación debe estar alineada y firmada para dar validez a lo
que allí está escrito.
4. Es importantemencionar los anexos si los hay y las copias.

Una vez se verifica el documento y se da por recibido, a este se le debe imponer un sello
que conste el recibido que indique por lo menos fecha y hora.Es muy importante contar con el registro sistematizado de la correspondencia, a fin de
facilitar su control y búsqueda, allí se almacenará con la siguiente información:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.Fecha de radicación
Indicar si el oficio es interno o externo
Señalar el número de documento y hora de recibido
Tipo de documento
Fecha del documento
Remitente
Numero de anexos y el asunto
Nombre deldestinatario
Dependencia

Grabada la información para salvaguardar los datos, el documento pasa a manos del
mensajero quien se encarga de redireccionar a quien corresponda.
Es muy importante separar...