Administracion de compras

UNIDAD II
2.1 ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este departamento representa para las empresas, se debe poner especial atención en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras para una adecuada operación.
 
Paraque se logre obtener una adecuada organización de éste departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, además, debe existir una excelente coordinación del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar.
 
Para que se de la coordinación necesaria, se deben observar ciertos principios como, la ubicación del departamento dentro de la estructura de la organización, lacentralización o descentralización de actividades, la sencillez de la organización propia del departamento, la armonía con la que se trabaje en relación con los demás departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a principio sedenomina eficiencia.
 
Los principales tipos de organización en un departamento de compras son:
 
1. Organización lineal; Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad se transmiten en línea descendente, como una característica de un crecimiento vertical de la organización.
 
2. Organización funcional; Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la Administración científica,basada en la especialización de funciones y la división del trabajo lo anterior consiste en que las labores de la Dirección deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mínimo de funciones posible. Así, cada persona que dirija, lo hará sólo sobre una sola operación principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de losresultados que se obtengan.
 
3. Organización de línea y staff; Este tipo de organización se utiliza como apoyo a la organización lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo integrado por especialistas para cada función, sin que esto le reste autoridad a cada jefe de la función que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos directivos no aceptan del todo recibir instrucción del personaldel grupo de apoyo, ya que debido a su jerarquía piensan que ellos conocen más del problema que los especialistas.

2.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

 
El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la producción mensual o la implantación de normas. Esto debidoa su estrecha relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las grandes industrias.

Actualmente las organizaciones públicas o privadas, ya sean industriales, comerciales o de servicio, desembolsan grandes cantidades de dinero en la compra de materiales y servicios, y el éxito que éstas obtienen es logrado en gran parte gracias a su departamento de compras, el cual seencarga de seleccionar los mejores proveedores y establecer con ellos una estrecha relación, además de preparar y adecuar las especificaciones de los materiales, solicitarlos a tiempo, elaborar contratos u órdenes de compra para evitar posibles problemas jurídicos, así como también; verificar el recibo de los materiales, solucionar diferencias con los proveedores, vigilar que se efectúen lospagos de las facturas, y estar al pendiente de cualquier detalle por mínimo que parezca, dándole solución inmediata y evitar con ello posibles retrasos o errores en la producción, que pongan en riesgo la estabilidad de la empresa.
 
Dentro de las funciones del departamento de compras está, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de...