Administracion de Condominios

Manual para el Administrador del Condominio


¿Eres responsable de la administración de tu condominio?

Yo he pasado ya por varias administraciones en diferentes condominios y en todos ellos se han ido quedando mis enseñanzas y han continuado utilizando las técnicas que les compartí para mantener el estado del condominio en óptimas condiciones y también el balance de los gastos. Por eso esque me atrevo a escribir este Manual, para compartir esos conocimientos y experiencias con ustedes.


La primera regla para la administración...

La primera regla que toda administración de condominios debe tener en cuenta es que la cantidad que pagan sus condóminos por concepto de cuotas de administración no sea menor ni justa a los gastos promedio de cada mes, sino sobrada.
¿Y porqué debeser sobrada? Porque de esa manera el administrador podrá ir haciendo los gastos necesarios del mes con holgura, además de ir juntando una cantidad que les permitirá hacer gastos mayores posteriormente.
Si la cuota es justa o apenas rebasa el promedio de los gastos mensuales, el administrador va a verse en la necesidad de tener que pedir abonos extras para ir cubriendo las necesidades,complicando esto más el trabajo y requiriendo de más tiempo dedicado a ello, además de que si uno o dos condóminos se atrasan cubriendo su cuota, no se contará en caja con lo suficiente para cubrir los gastos del mes.
En nuestro edificio hace tiempo ya que pagamos una cuota que está como el 20 o 30% arriba de lo que se necesita y han salido reparaciones mayores muy importantes como la pintura total deledificio (que son 3 torres!) sin pedir ningún pago extra a los condóminos. La administración juntó la mitad o poco más, y el resto se arregló con la compañía que nos dió el servicio, que nos diera unos meses para pagar y ¡aceptaron!

Todo es cuestión de intentarlo.


La segunda regla para la administración...

La segunda regla importante para administrar un condominio con éxito es el orden enla “caja chica”. Esto significa que debes de cuadrar tus gastos y según lo que tu libro de cuentas diga que tienes, revisar que efectivamente lo tengas.
Generalmente no le damos importancia a este punto y esperamos hasta cerrar el mes para tratar de cuadrar todo y claro, la memoria no te da para recordar todos los detalles de movimiento del dinero como para encontrar diferencias en faltantes.Cada vez que entre o salga dinero, revisa que todo está correcto, sólo serán unos pocos minutos y te evitarás mucho trabajo al acabar el mes.
Para lograr esto, debes empezar cada mes con las cuentas claras. Haz tu corte el día último del mes y una vez que hayas logrado que coincida la cantidad que dicen tus anotaciones con la que tienes en tu caja chica más la cuenta de cheques o lo que sea laforma en que lo manejen, comenzarás el siguiente mes con este nuevo saldo.


Si cobras o pagas algo...

- Si recibes dinero
Cada vez que te paguen cuotas y entre dinero o cheques a tu caja, anotas los pagos, sacas el saldo y cuentas el dinero para estar seguro que coincide con el saldo escrito.

- Si haces gastos
Cada vez que sacas dinero, si puedes lo anotas de inmediato en tu cuaderno, sino, entonces pones junto con el dinero un papel donde escribas el concepto, la cantidad y la fecha. Y cuando tengas tiempo, te sientas a hacer tus anotaciones, sacar el saldo y contar el dinero, debe coincidir. Si haces esto todas las veces que saques dinero de tu caja, rara vez tendrás diferencias.
¿Y porqué es que debo revisar que el saldo y el dinero coincidan, tantas veces?
Porque cuandorevisas tu saldo y el dinero siempre que haces un movimiento, es más fácil recordar cualquier cosa que te haya faltado anotar, cualquier emergencia que hayas tenido, cualquier error, cualquier diferencia.

Generalmente la misma cantidad que te da como diferencia, cuando lo haces cada vez, claro, te va a dar la pauta de qué cosa es lo que faltó anotar, o si se anotó mal algún pago.


El cuaderno...