Administracion de documentos
Páginas: 14 (3297 palabras)
Publicado: 4 de septiembre de 2012
ADMINISTRACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Para empezar a hablar de la administración de documentos es importante resaltar la ley 594 de julio 14 de 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS .
ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística.
ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen lossiguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambiénse puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
DEFICINCION :
Un Sistema de Administración de Documentos, controla el período de vida de un documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida quetiene el documento dentro de la empresa. Implica el control total de la información; un sistema de administración de documentos eficaz debe integrarse a todos los sistemas que usa la organización por lo que debe ser flexible y sencillo de usar.
Los sistemas de archivo son de mucha ayuda ya que le ahorran tiempo y recursos a las empresas en materia de costo en papelería y almacenamiento dedocumentos, sin mencionar la gran contribución que prestan cuando se realizan las auditorias en las empresas, ya que como se ha dicho anteriormente se puede saber todo el ciclo de vida de un documento en la empresa.
La importancia de la Administración de Documentos
La administración de documentos es importante por que es una forma rápida y fácil para guardar los documentos y evitar quese pierdan.
Sirve para conservar la historia de una empresa así como de una persona o lugar. También para guardar documentos de mucha importancia de una empresa en cual puede haber información confidencial.
OBJETIVO GENERAL:
La administración de documentos y archivos tiene como función: Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.Proporcionan información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.
Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.
Establecer un control racional y ordenado de los documentos que semanejan
Que es la administración de documentos
Los documentos son información registrada es por eso que el término información va muy ligado de archivo. Los archivos conservan documentos en distintos soportes, como el papel, cintas, filmes, etc. muchos de los cuales se denominan archivos magnéticos.
No toda la documentación que se genera y se recibe en las instituciones puede ni debe formarparte de los archivos administrativos. Para poder decidir que archivar o no, es necesario conocer las características de un documento de archivo:
* Son producidos o recibidos por una persona natural o jurídica en ejercicio de sus funciones y como prueba de su gestión
* Se da como consecuencia de las actividades orgánicas y acciones repetitivas de las personas o entidades, lo que haceque uno a uno vayan conformando una serie.
su trámite, es decir la función que les dio origen.
* Servirán de base para la toma de futuras decisiones, como testimonio, como información de quien los produjo o como aporte histórico.
* Siempre pertenecen a un conjunto de documentos llamados serie. El documento por sí solo, no tiene valor del archivo. A manera de ejemplo podemos citar...
Para empezar a hablar de la administración de documentos es importante resaltar la ley 594 de julio 14 de 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS .
ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística.
ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen lossiguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambiénse puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
DEFICINCION :
Un Sistema de Administración de Documentos, controla el período de vida de un documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida quetiene el documento dentro de la empresa. Implica el control total de la información; un sistema de administración de documentos eficaz debe integrarse a todos los sistemas que usa la organización por lo que debe ser flexible y sencillo de usar.
Los sistemas de archivo son de mucha ayuda ya que le ahorran tiempo y recursos a las empresas en materia de costo en papelería y almacenamiento dedocumentos, sin mencionar la gran contribución que prestan cuando se realizan las auditorias en las empresas, ya que como se ha dicho anteriormente se puede saber todo el ciclo de vida de un documento en la empresa.
La importancia de la Administración de Documentos
La administración de documentos es importante por que es una forma rápida y fácil para guardar los documentos y evitar quese pierdan.
Sirve para conservar la historia de una empresa así como de una persona o lugar. También para guardar documentos de mucha importancia de una empresa en cual puede haber información confidencial.
OBJETIVO GENERAL:
La administración de documentos y archivos tiene como función: Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.Proporcionan información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.
Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.
Establecer un control racional y ordenado de los documentos que semanejan
Que es la administración de documentos
Los documentos son información registrada es por eso que el término información va muy ligado de archivo. Los archivos conservan documentos en distintos soportes, como el papel, cintas, filmes, etc. muchos de los cuales se denominan archivos magnéticos.
No toda la documentación que se genera y se recibe en las instituciones puede ni debe formarparte de los archivos administrativos. Para poder decidir que archivar o no, es necesario conocer las características de un documento de archivo:
* Son producidos o recibidos por una persona natural o jurídica en ejercicio de sus funciones y como prueba de su gestión
* Se da como consecuencia de las actividades orgánicas y acciones repetitivas de las personas o entidades, lo que haceque uno a uno vayan conformando una serie.
su trámite, es decir la función que les dio origen.
* Servirán de base para la toma de futuras decisiones, como testimonio, como información de quien los produjo o como aporte histórico.
* Siempre pertenecen a un conjunto de documentos llamados serie. El documento por sí solo, no tiene valor del archivo. A manera de ejemplo podemos citar...
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