administracion procesos enfoque proceso

Administración de procesos. Enfoque por proceso

1. Proceso
2. ¿Cómo se identifican los procesos claves?
3. ¿Cuál es la diferencia de una organización estructurada por funciones y una enfocada en los procesos?
4. ¿Por qué a las organizaciones estructuradas por funciones se les dificulta enfocarse en los procesos clave?
5. Por qué es importante incluir a individuos de actividades clave en elesfuerzo de mejora de un proceso
6. Propiedad del proceso
7. Por qué se debe hacer un esfuerzo para separar las actividades que no agregan valor a las que si lo agregan
8. ¿Qué es la variación y por qué debe eliminarse?
9. ¿Por qué es importante determinar si las actividades de valor agregado son verdaderamente la “mejor práctica”?

Proceso
Si nos vamos al Diccionario de la Real Academia de la LenguaEspañola, podemos ver que se define como:
“Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial”.
En general un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin determinado. Este término tiene significados diferentes según la rama de laciencia o la técnica en que se utilice. Dicho con otras palabras, un proceso es una sucesión de tareas, que tienen como origen unas entradas y como fin unas salidas. El objetivo del proceso es aportar valor en cada etapa. Pero… ¿Valor a quien? Muy fácil, valor para el cliente. Si tenemos un proceso que no añade valor, debemos eliminarlo, siempre y cuando sea posible.
Ejemplos
En una empresa industrial,un ejemplo de proceso es un tronco de madera (entrada), que lo troceamos y cortamos (tareas), para transformarlo en una mesa (salida). Los residuos que se generan en el proceso (serrín, restos de madera, componentes defectuosos,…) se consideran también salidas.
En una empresa de servicios, un ejemplo de proceso es una solicitud oferta para reserva de habitación en un hotel (entrada). Hacemos unregistro de datos (fecha, ciudad, hotel,…), comprobación de disponibilidad y se genera una oferta (tareas), que se lanza al cliente (salida). Si éste la acepta, se activa el proceso de reserva, transformándose la oferta en una entrada y obteniendo como salida la reserva efectiva de la habitación.
Como se ve, es fácil identificar procesos, hay muchos en cualquier actividad que queramos pensar,dependiendo sobre todo del nivel de detalle al que queramos estudiarlos. Para intentar agrupar el conjunto de procesos que se ejecutan en cualquier empresa, se suelen usar Mapas de Procesos, que son estructuras o clasificaciones de procesos en grandes grupos: Negocio, soporte, etc.
Veamos la representación de un proceso en un diagrama: 



Podemos observar cinco elementos:
1. Entradas:
Con unascaracterísticas definidas de antemano que permite aceptarlas o rechazarlas.
2. Salidas:
Producto/Servicio destinado al cliente interno/externo.
Es fundamental, es vital que cumpla con la calidad exigida por el proceso, en caso contrario no aportará el valor añadido esperado por el cliente.
Es habitual que la salida de un proceso sea la entrada del siguiente (Interacción de procesos, tema quetrataremos en artículos posteriores), si la entrada del siguiente proceso no cumple con la calidad esperada es seguro que la salida tampoco, provocando una cadena que desemboca en el cliente final.
3. Recursos o factores del proceso:
Personas: Quién lo hace. Tanto el concepto físico como en el de competencias, habilidades necesarias, formación requerida, etc.
Materiales: Con qué lo hace. En términode materias primas o semielaboradas. No pensemos únicamente en materiales físicos, ya que por ejemplo en empresas de servicio la información también es una materia prima.
Infraestructura: Con que herramientas. Instalaciones, maquinaria, hardware, software, etc.
Método: Quién hace qué, cómo lo hace y cuando lo hace. Procedimiento, instrucción de trabajo… Volviendo a la diferencia entre proceso...