Administracion

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Carta comercial: Es una comunicación que tiene carácter documentaly utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc.
Ciclo vital de un documento: Es ladenominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.
Recibo: Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto, a veces también tiene la función de control fiscal.
Archivo activo, semiactivo y permanente:
Archivoactivo: Contiene la documentación actual usada frecuentemente, que debe ser accesible a la persona sentada, y situada en proximidad al puesto de trabajo, en un área delimitada por la ley de economía de los movimientos.
Archivo semiactivo: Contiene la documentación no activa utilizada ocasionalmente, accesible y cerca del archivo activo.
CONCEPTO DE ARCHIVO PERMANENTE: Son aquellos cuyos registrossufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:
Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.
Archivador folderama: Es una especie de cajón donde se pueden archivar varios documentos por carpetas por números etc.
Marbete:Rótulo que se pega a mercancías u objetos donde va escrita la marca, el fabricante, el contenido, el precio, etc.
Perforar: Hacer un agujero a una carpeta para asignar un documento de forma correcta y correspondiente y si poder archivarla.
Correspondencia comercial: Conjunto de cartas que se envía o se reciben, trato reciproco entre personas que se mantiene en corre, fax u otro medio electrónico.Documentos contables: Los documentos contables Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información. En ellas se aplica elfiltro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.
Memorando: El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formalpero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".
Oficina de correspondencia: Se encarga de recepcionar toda la correspondencia que llega a la Empresa para luego direccionarla y darle el trámite queésta requiera.
Radicación: Es cuando se deja un documento en su destino, persona o área de la empresa, con una fecha de recibido, consecutivo, firma y probablemente un cuadro de correspondencia donde se tienen todas las cartas o documentos que se reciben.
Archivo automatizados: Es un banco de datos en los que cada registro contiene el texto completo de documentos de carácter numérico (datos de...