Administracion

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

LINEAMIENTOS PARA EL PRÉSTAMO Y CONSULTA DE
EXPEDIENTES SEMIACTIVOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Objetivos.
•

Administrar el Archivo de Concentración de la Coordinación General del
Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad (FONAES),
mediante la asesoría yvaloración de la información resguardada de los
expedientes generados por las Unidades Administrativas.

•

Atender a los servidores públicos que requieran información contenida en el
mismo.

DEL TIEMPO DE CONSERVACIÓN PRECAUTORIO DE LOS EXPEDIENTES EN EL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

El plazo de conservación de los expedientes en el Archivo de Concentración será
establecido por el Catálogo deDisposición Documental. Dicho plazo se
contabilizará a partir del año en que se finiquitó el trámite de los expedientes. Al
término de este período, la documentación será sometida a una valoración conjunta
con los Archivos de Trámite productores, a fin de determinar si se conserva por más
tiempo, se tramita su baja o se transfiere al Archivo Histórico del FONAES, bajo la
tutela del Catálogode Disposición Documental.

I. De las personas que podrán hacer uso del servicio de préstamo y
consulta de expedientes.
1. Solo podrán ser usuarios del servicio de préstamo y consulta de expedientes bajo
el resguardo del Archivo de Concentración, los responsables de los Archivos de
Trámite del FONAES o las personas autorizadas por los Titulares de las Unidades
Administrativas.

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II. De la forma en que podrá obtenerse el servicio de préstamo y
consulta de expedientes semiactivos.
1. El responsable del Archivo de Trámite deberá acudir al Archivo de
Concentración a solicitar el préstamo de expedientes identificándose con la
credencial del FONAES que lo acredita comoservidor público de la Coordinación
General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad. y con
el vale de préstamo previamente autorizado.
2. Deberá solicitar al Archivo de Concentración los expedientes que requiere,
indicando el nombre del área que los transfirió, número de la transferencia primaria
y la clave del expediente.
3. Se prestarán un máximo de 3 expedientes encada consulta; si se desea un
préstamo mayor, deberá hacerse mediante oficio dirigido al Coordinador de
Archivos, indicando las claves de los expedientes y el número de transferencia
primaria.
El oficio deberá ir firmado por el responsable del Archivo de Trámite de la Unidad
Administrativa correspondiente, y también irá acompañado del vale de préstamo.
4. El préstamo se realizará porexpediente, en ningún caso se prestarán
documentos sueltos.
5. Para que un expediente pueda ser prestado a una Unidad Administrativa distinta
a la del área generadora, el titular de la Unidad Administrativa solicitante o la
persona designada por él, lo pedirá al área correspondiente productora de la
documentación, mediante oficio; el titular de la Unidad Administrativa o una
persona designada, delárea generadora de la documentación, otorgará la firma
de autorización en un oficio y en el vale de préstamo con que se efectuará la
gestión ante el Archivo de Concentración.
4. El usuario se compromete a devolver los expedientes en la fecha establecida y
hacer buen uso de los mismos.
5. En caso de consulta en sala, el usuario deberá requisitar el vale de préstamo, a
cambio deberá entregar sucredencial, mientras realiza la consulta correspondiente.

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6. El usuario devolverá los expedientes a la persona que se lo prestó en el mismo
lugar que fue solicitado.

III. Del tiempo de préstamo de expedientes.
1. El tiempo máximo que el usuario podrá conservar los...