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PLAN DE TRABAJO

De acuerdo con Bartle, (2007) el mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los días siguientes a una revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa después de la revisión anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos días después de haber sido elaborado. La transparencia es vital para lagestión comunitaria.

Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta, a excepción de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado, o debe estar condicionado al plan de trabajo.

Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12 meses), que señala los problemas a solucionar y las formas de resolverlos. Es una herramientamodelo para la gestión. Cuando el personal participa en la gestión, necesitan aprender qué es. Al crear un entorno adecuado para que el personal participe en la elaboración de un plan, también crea un proceso de aprendizaje.

Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan, puede entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un procesoparticipativo de gestión. El plan es la guía para la organización, y cuando el personal participa en su preparación, es más probable que sientan que «es suyo» y lo utilicen en la implementación.

Qué NO son los planes de trabajo:
Desde el primer momento, es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo en un presupuesto, y (b) que un plan detrabajo consiste sólo en un calendario.

¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado, primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones, luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo.
Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación,ejecución, implementación y supervisión de cualquier proyecto, o cualquier conjunto ordenado de actividades, sea proyecto o programa. Se compone de una exposición lógica que forma el texto, y de una serie de apéndices adjuntos que apoyan la exposición lógica.

¿Para qué preparar un plan de trabajo?
Un plan de trabajo tiene varios propósitos. Es un instrumento (herramienta) de planificación ygestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario, en lugar de unaútil herramienta para su propio trabajo). También es un documento que contribuye activamente a la transparencia, ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace, y por qué, durante el periodo determinado.

El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La diferencia es que unplan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado, y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. Identifica (como metas) los problemas a solucionar, los convierte en objetivos precisos y verificables, indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar, esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completarlos resultados. Una propuesta tiene mucho de esto, pero se refiere al tiempo total del proyecto, y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación.

El plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos. Cuando se aprueba, el plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean...
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