Analisis del sistema de administracion de comidas

Analisis del sistema de administración de suministro de comidas en la compañia EMSDR. Levantamiento: EMS es una compañia contramanufacturera que se dedica al ensamblaje de cables, conectores y boards electrónicos, está ubicada en el parque industrial Itabo, San Cristóbal. Su estructura organizativa se divide en dos grandes segmentos: Area administrativa y personal de planta.(Para detalles vea elorganigrama pag .2) Dentro del area administrativa se desprende el departamento de recursos humanos que a su vez tiene tres divisiones: Sección de nomina: En esta area se maneja la generación la nomina, descuentos de seguro medico, social, servicios de cooperativa, almuerzo y otros servicios, todo orientado al personal de la planta. La gerencia de Recursos Humanos: esta se encarga del manejo dedocumentos, administración de personal y documentación de historial de los empleados tanto administrativos como de planta. Y por ultimo la recepcionista que a su vez hace las de asistente del area de nomina y de la gerencia recursos humanos. La compañía EMSDR ofrece a sus empleados el beneficio de subsidiar un porcentaje del valor total del almuerzo consumido. Para ello instalaron una cafeteria.1

La compania Internacional Food service fue contratada para dar el servicio de la preparación de los alimentos hace 8 años. Food Serrvice preparan dos tipos de comida La comida uno, orientada al personal administrativo, con un valor de $45 pesos; a esta comida la compañía subsidia 20 pesos y el empleado paga 25. La comida dos, orientada al personal de planta,con un valor de $33.50; lacompañía paga un subsidio de 23 pesos y el empleado $10.50.

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A su vez todo empleado tanto administrativo como de planta puede consumir el tipo de comida 1 o 2 a discreción. La compañía Food Service tiene tres empleados encargados del suministro. Ellos llevan un control manual cada dia, en donde registran lo siguiente: Codigo de empleado Fecha del dia Tipo de comida consumida Al final de la jornadadiaria, la compañía Internacional Food service le entrega una factura detallada con el total de comida vendida a la asistente de recursos humanos. La asistente vacia esta información a un listado o plantilla impresa en papel creada en el programa Microsoft excel; coteja y compara los valores, después del cuadre, abre un file de excel en su computador y vacia los datos cotejados. En esta hoja deExcel, la asistente genera un informe finaciero cada 15 dias, en donde degloza lo siguiente: Codigo de la persona Nombre de la persona Departamento en que trabaja Cuenta financiera a la cual pertenece ese departamento o linea de producción Total consumido en esa quincena por el empleado Cuanto pagará la compañía Y cuanto se le descontará al empleado. Con este reporte el departamento de finanzas hacesu evaluación de gastos por departamento para fines de estadisticas y generación y emision de cheques de pago. En el anterior reporte se incluyen todos los empleados tanto administrativos como de planta. Terminada esta operación la asistente procede a generar un segundo reporte en Microsoft Excel, que no es mas que filtrar el total consumido por cada empleado, menos lo que cubre la compañía, queen resumidas cuentas sera el monto que se le descontara al empleado al final de una bisemana. Muy importante es señalar el hecho de que el segundo reporte solo abarca exclusivamente los empleados de las lineas de la planta. Este reporte se le envia por email a la encargada de nomina quien lo importa a un programa de nomina ya existente y lo procesa. Después de realizar varias observaciones a lasdiferentes etapas de estos procesos se ha determinado lo 3

siguiente: Los empleados de Food Service no son muy diestros al llevar el control de suministro de comida. Se han registrados los siguientes casos. Facturación de comida no consumida Inclusión de codigos de empleados no existentes No tienen como determinar si la persona que esta en el comedor es empleado, invitado o ya no labora en...