Analisis

DETECCION DEL PROBLEMA

SE REALIZO UN ANALISIS PARA IDENTIFICAR LA RAZON DEL PORQUE EL SISTEMA DE CONTABILIDAD, NO NOS PROPORCIONA INFORMACION FINANCIERA CLARA, BASTA, VERAZ Y OPORTUNA, TAMBIEN SE DETECTO, LA FALTA DE LLEVAR UN SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTAL PRINCIPALMENTE, DE TODOS LOS GASTOS POR CADA UNA DE LAS DEPENDECIAS, NO EXISTIA UN CONTROL, NI CONCIENCIA DE LOS GASTOS EN CADA UNA DELAS DIRECCIONES, TAMPOCO SE TENIA CONOCIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE GASTOS ASIGNADOS POR DEPENDENCIAS,
DESGRACIADAMENTE HASTA EL MOMENTO DE LA PRESENTACION DE LOS ESTADO FINANCIEROS, ERA CUANDO SE PODIA OBSERVAR SI EL GASTO ESTABA DENTRO DE PRESUPUESTO, EN ESTE MOMENTO YA ES DEMACIADO TARDE YA QUE NO SE PODIA HACER NADA EN LOS CASOS EN QUE LO EJERCIDO SUPERABA A LOS PRESUPUESTOS.
EN OFICIALIAMAYOR QUE ES LA DIRECCION QUE SE ENCARGA DE LAS COMPRAS EN MUCHAS OCACIONES NI SE DABA CUENTA DE ALGUNAS COMPRAS REALIZADAS POR OTRAS DEPENDECIAS Y TAMPOCO SABIA NI TENIA ELEMENTOS PARA VERIFICAR SI LOS GASTOS A EJERCER ESTABAN DENTRO DE PRESUPUESTO.
POR OTRO LADO LA INFORMACION QUE LLEGABA AL DEPARTAMENTO DE PAGOS, EN MUCHAS OCACIONES SE

ENTREGABA INCOMPLETA, POR LO TANTO ESTO RETRASABA AUN MASLA PROGRAMACION DE LOS CHEQUES Y POR CONSIGUIENTE EL PAGO DE LAS FACTURAS,
EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD REALIZABA EL REGISTRO CONTABLE HASTA QUE EL DEPARTAMENTPO DE PAGOS LES ENTREGABA LA POLIZA CHEQUE Y LA FACTURA CORRESPONDIENTE, ESTO SE DABA UNA VEZ QUE EL CHEQUE ERA FIRMADO EN FORMA MANCOMUNADA Y HASTA QUE SE ENTREGABA EL CHEQUE AL PROVEEDOR, LO QUE RETRASABA MUCHISIMO EL REGISTROCONTABLE Y POR LO TANTO EL CIERRE MENSUAL DE CONTABILIDAD Y EMISION DE ESTADOS FINANCIEROS.
ES INDISPENSABLE GENERAR INFORMACION Y REPORTES POR ORIGEN, AL TENER UN SISTEMA EN QUE EL REGISTRO SE REALIZA EN FORMA GENERAL, ES MUY COMPLICADO PODER IDENTIFICAR SI LAS OPERACIONES CORRESPONDEN A SU ORIGEN, PRACTICAMENTE NO HAY FORMA DE SERCIORARSE SI LOS ESTADOS DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS CONTIENEN LAINFORMACION CORRESPONDIENTE, ADEMAS COMO CONSECUENCIA DE REGISTRAR EN UN SISTEMA GENERAL EL RIESGO DE CLASIFICAR UN MOVIMIENTO EN FORMA EQUIVOCADA ERA MUY ALTO ADEMAS DE SER UN SISTEMA POCO AMIGABLE.
NO SE PODIA ANALISAR LA INFORMACION POR SEPARADO EN LOS ORIGENES, POR LO TANTO SIEMPRE EXISTIA LA

INCERTIDUMBRE DE QUE SI LA INFORMACION QUE SE PRESENTA ERA CONFIABLE.
SE DETECTO QUE LA MISMAINFORMACION SE CAPTURABA HASTA TRES VECES, PRIMERO AL ELABORAR LA REQUISICION, SEGUNDA, AL REALIZAR LOS REGISTROS CONTABLES Y TERCERO, AL CAPTURAR PARA LA DECLARACION DEL DIOT, POR TANTO UN ELEMENTO ADICIONAL PARA EL RETRAZO DE LA INFORMACION.

PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES:

SE TENIA QUE BUSCAR UNA METODOLOGIA Y SECUENCIA A TRAVES DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO (SOFTWARE) QUE NOS PERMITA GENERARUNA BASE DE DATOS DE DONDE SE EXTRAIGA INFORMACION PARA LA GENEREACION DE LA INFORMACION CONFIABLE, BASTA, CLARA, VERAZ Y OPORTUNA, CON UNA SERIE DE CONTROLES Y FILTROS QUE NOS PERMITA LLEVAR LA LOGISTICA ESTABLECIDA SIN DESVIACIONES. QUE NO SE PERMITA EJERCER LOS GASTOS SIN QUE ESTE EN PRESUPUESTO.

ESTE SISTEMA REQUIERE LA INTERCONEXION CON CADA UNA DE LAS DEPENDECIAS, Y LOS DEPARTAMENTOS DECOMPRAS, PAGOS Y CONTABILIDAD.

A CONTINUACION DESCRIBIRE EL DISEÑO DEL SOFTWARE, LA METODOLOGIA, SECUENCIA Y MODO DE OPERAR:

SE DESARROLLA UN MODULO DE CAPTURA DE INFORMACION PARA LA GENERACION DE REQUISICIONES EN CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS, EN ESTE MODULO SE CAPTURA NOMBRE DEL PROVEEDOR DE BIENES Y/O SERVICIOS, RFC., DESCRPCION DE LA CONTRAPRESTACION, CANTIDAD IVA E IMPORTE, EN ESTE MODULOESTA CARGADO EL CATALOGO DE CUENTAS DE CONTABILIDAD Y CADA USUARIO DEBERA DE SELECCIONAR LA CUENTA DE GASTO EN BASE AL CONCEPTO DE LO ADQUIRIDO, ADEMAS DEL NUMERO DE PROVEEDOR,
DE ESTA FORMA EN ESTE MODULO SE GENERA LA BASE DE DATOS CON TODOS LOS ELEMENTOS QUE SE REQUIEREN.

EL SIGUIENTE PASO CONCISTE EN GENERAR UN ARCHIVO ELECTRONICO DE LAS REQUISICIONES YA CAPTURADAS. DICHO ARCHIVO JUNTO...