Analisis

ARCHIVONOMIA
El objeto de esta materia es que la secretaria o archivista aprenda a ordenar, identificar documentos, y conozca los sistemas y métodos de archivonomia más actualizados.
1. Ordenar documentos
2. Rotular expedientes
3. Desechar papeles obsoletos
4. Encontrar lo que buscamos
5. Nunca reproches se recibirán
Cuando empiezas a desarrollar tusfunciones como secretaria, siempre recibiras felicitaciones por el orden que muestren las gavetas del archivo y la forma en que se ordenen los documentos y expedientes.
La palabra Archivonomia de acuerdo con su etimología proviene de la raíz latina.
ARCHIVUM, disciplina que estudia los archivos en todos los aspectos.
La habilidad de la secretaria para archivar olocalizar un expediente depende, en gran parte, del conocimiento de los términos que utilizara como el equipo y mobiliario que cualquier empresa cuenta.
TERMINOLOGIA
Los principales términos que la secretaria o archivista deben conocer son:
Archivo: lugar para conservar los archiveros, debe estar limpio y tener las medidas de seguridad necesarias. Si se utilizancomputadoras y el archivo se encuentra en un disquete se denomina centro de cómputo.
Archivar: clasificar y ordenar los documentos de manera que puedan localizarse rápidamente cuando sean requeridos. Se debe utilizar el sistema de archivo que se adapte ala empresa.

Archivista: persona con amplios conocimientos de cultura general principalmente sobre la materia, para desarrollar su laborcon agilidad y destreza.
Además debe ser responsable y discreta ya que maneja documentos confidenciales de la empresa o ejecutivo.
Archivero: mueble en donde se guardan los expedientes en forma ordenada y segura, los hay de diversos materiales, formas y tamaños: para elegir el archivero adecuado se debe considerar el tamaño del local. En un centro de cómputo se necesitan gavetas pequeñas paraarchivar los disquetes, los cuales tienen su respectivas etiqueta para clasificarlos.
Documento: principal elementos para el archivo, ya que contiene la información que se requiera posteriormente. Puede organizarse en la misma empresa o llegada a través de la correspondencia.
Expediente: documento relacionado con un mismo asunto y Disquette: dico donde se almacena información, la cual se puedegrabar o borrar varias veces.
contenidos en un folder o carpeta membretada.
Se puede adquirir disquete de 3 ½ , USB o CD de acuerdo con la computadora que utiliza la empresa.

EQUIPO Y MOVILIARIO
Para que la labor de la secretaria sea eficiente, es indispensable que cuente con el siguiente equipo y mobiliario.
Porta carpeta: se fabrican en tamaño oficio o carta son decartoncillo grueso o de papel Manila, algunas se sostienen a la gaveta por rieles metálicos y otras están reforzadas por cartón resistente; estas se emplean par proteger los expedientes.
Folder o carpetas: son de cartulina, los hay en varios colores y tamaños. Carta y oficio; cuando contienen documentos y la pestaña esta rotulada, recibe el nombre de expediente.
Es importanteconsiderar el grosor de este al archivar los documentos, para ello es preferible elaborar legajos.
Tarjeta guías: son de material resistente; los hay en varios colores y tamaños. Carta, oficio y algunas mas pequeñas para directorios personales.
Tiene un borde superior pestaña, para indicar lo que contiene el expediente o sistema, bajo el cual están archivos, las guias siempre debenanteceder a los expedientes y pueden ser alfabéticas o numéricas.
Índices: son de acrilicios transparente o de color, y se pueden colocar en varias posiciones para indicar lo que contienen las porta carpetas o los archiveros. Al rotularse las etiquetas toman el nombre de marbetes. Si la empresa maneja el archivo por computadora, las etiquetas servirán para indicar lo que contiene cada...